Qu'est-ce qu'un logiciel de numérisation et de reconnaissance ?

Un logiciel de numérisation et de reconnaissance accompagne les entreprises dans l'ensemble du processus de traitement numérique des factures d'achat, des factures de vente, des tickets de caisse et d'autres documents. Il lit automatiquement les données pertinentes d'une facture. Pour une facture d'achat, par exemple, le numéro de facture, le fournisseur et le montant total TVA comprise et hors TVA sont reconnus. Sur cette base, une proposition d'écriture comptable est faite automatiquement, afin que la facture soit correctement traitée dans la comptabilité. Le traitement des factures d'achat, des factures de vente et des tickets de caisse est ainsi beaucoup plus rapide.

 

Qu'est-ce qu'un logiciel de numérisation et de reconnaissance

Un logiciel de numérisation et de reconnaissance accompagne les entreprises dans l'ensemble du processus de traitement numérique des factures d'achat, des factures de vente, des tickets de caisse et d'autres documents. Souvent selon les étapes suivantes :

 

Étape 1 : Transmission des documents

Premièrement, tous les documents qui doivent aboutir dans la comptabilité, comme les factures (papier, PDF, facture électronique), les tickets de caisse, les bons de livraison et les commandes, sont rassemblés dans un seul système. Cela peut généralement se faire de différentes manières :

• Par e-mail

Un logiciel de numérisation et de reconnaissance dispose dans la plupart des cas de sa propre adresse e-mail à laquelle vous pouvez facilement envoyer les documents.

Astuce :

Demandez à vos fournisseurs d'envoyer les factures à cette adresse e-mail, vous n'aurez alors plus à les suivre vous-même dans votre messagerie.

• Application mobile

Il est aussi souvent possible de numériser et de téléverser des documents via une application mobile. C'est très pratique, par exemple, pour les tickets de caisse. Vous prenez le ticket en photo avec votre mobile, puis il arrive automatiquement dans le système.

• Téléversement manuel

Il est bien sûr toujours possible de téléverser manuellement les documents dans le système.

 

Étape 2 : Reconnaissance et comptabilisation des documents

Deuxièmement, les documents et/ou les factures sont reconnus automatiquement. Un logiciel de numérisation et de reconnaissance lit automatiquement les données pertinentes d'une facture. Pour une facture d'achat, par exemple, le numéro de facture, le fournisseur et le montant total TVA comprise et hors TVA sont reconnus. Sur cette base, une proposition d'écriture comptable est faite automatiquement, afin que la facture soit correctement traitée dans la comptabilité. On utilise souvent ici la technologie OCR. OCR signifie Optical Character Recognition (reconnaissance optique de caractères).

Étape 3 : Autorisation

Troisièmement, la plupart des logiciels de numérisation et de reconnaissance permettent de définir un workflow d'autorisation. Cela signifie que certaines factures et/ou certains documents peuvent être approuvés numériquement par les bons collaborateurs. Cela peut souvent se faire aussi, très pratiquement, avec une application mobile.

Étape 4 : Archive numérique

Enfin, les factures et documents approuvés sont automatiquement enregistrés dans une archive numérique.

 

Quels sont les avantages d'un logiciel de numérisation et de reconnaissance ?

Les logiciels de numérisation et de reconnaissance présentent plusieurs avantages. Voici les principaux :

Ne perdez plus jamais une facture

Comme tous les documents sont automatiquement enregistrés dans une archive en ligne, vous pouvez facilement retrouver et consulter vos documents partout.

Gagnez du temps et de l'argent

Le logiciel de numérisation et de reconnaissance vous décharge de beaucoup de travail et vous fait ainsi gagner beaucoup de temps, et donc de l'argent :

• Grâce au workflow d'autorisation, les factures arrivent automatiquement chez le bon collaborateur.
• Vous n'avez plus besoin de saisir manuellement des données dans un système, car le logiciel le fait pour vous.
• En connectant votre logiciel de numérisation et de reconnaissance à votre logiciel de comptabilité, la facture est automatiquement traitée sur le bon compte du grand livre.

Moins d'erreurs

Le logiciel reconnaît pour vous toutes les informations pertinentes, vous n'avez donc plus besoin de saisir les données manuellement. Le risque d'erreur est ainsi considérablement réduit.

Rechercher, comparer et sélectionner un logiciel

Vous êtes convaincu de la valeur ajoutée d'un logiciel de numérisation et de reconnaissance ? Vous voulez savoir quel logiciel convient à votre entreprise ? Ou vous souhaitez connecter des logiciels pour numériser davantage votre entreprise ? Cliquez alors sur le bouton « Comparer les logiciels de traitement des factures » ci-dessous et comparez tous les logiciels de numérisation et de reconnaissance.

Souhaitez-vous de l'aide pour trouver un système logiciel adapté ? Lancez alors l'outil de sélection de logiciels avec le bouton « démarrer la sélection de logiciels » ci-dessous, sélectionnez les fonctionnalités de traitement des factures pertinentes pour votre entreprise et trouvez le logiciel qui lui convient.

Si vous ne parvenez toujours pas à vous décider, contactez-nous ou appelez-nous, nous vous aiderons volontiers à trouver le bon logiciel d'entreprise pour votre société.