Logiciel de gestion de projet

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est un outil numérique utilisé pour planifier, exécuter et suivre des travaux. Avec ce logiciel, vous pouvez suivre le temps consacré à un projet et les coûts engagés. Les responsables ont ainsi toujours une vision du temps passé et des coûts. Cela leur permet de suivre facilement l'avancement et de vérifier si le projet atteint les résultats visés. Le logiciel favorise une collaboration simple, car les informations importantes, telles que les mises à jour, les documents et les photos, sont conservées à un endroit central accessible à tous.

Que doit offrir un outil de gestion de projet ?

Un outil de gestion de projet efficace offre généralement les fonctions suivantes :

• checkLa constitution d'une équipe et l'attribution des rôles et des tâches. Ainsi, chacun sait quelle est sa responsabilité et ce que l'on attend de lui.
• checkDans un système de gestion de projet, les projets peuvent être divisés en phases. Par exemple la phase d'orientation, la phase de préparation et la phase de réalisation
• checkPlanifier qui fait quoi et quand. Vous pouvez aussi suivre les échéances.
• checkLa tenue des comptes rendus, des documents importants et des accords conclus par projet.
• checkUne vision par projet des heures, des matériaux et des coûts. Vous voyez ainsi à temps si le budget est dépassé.
• checkVous pouvez facilement suivre l'avancement des groupes de projet et intervenir si nécessaire.
• checkLa gestion de projet consiste à gérer des attentes. Les points ci-dessus y contribuent et vous permettent d'améliorer la qualité de votre entreprise.

Outre la gestion des projets, de nombreux outils de gestion de projet proposent également les modules suivants :

• Devis
• Ventes
• CRM
• Devis
• Suivi du temps (pour les projets)
• Bons d'intervention
• Facturation
• Planification du personnel
• Gestion des stocks
• Gestion des créances clients
• HRM

Réfléchissez bien aux modules que vous souhaitez utiliser. Si vous utilisez par exemple déjà un système de comptabilité, il est conseillé d'y connecter le logiciel de gestion de projet. Cela peut se faire au moyen d'une API. API signifie « Application Programming Interface ». Une API permet à deux applications différentes de communiquer entre elles et de se donner accès à des informations.

Exemple :

Vous utilisez déjà un système CRM (par exemple : Hubspot) et pour la comptabilité (par exemple : Exact Online). Vous pouvez alors choisir Simplicate comme outil de gestion de projet. Ce système de gestion de projet dispose d'une intégration avec Hubspot et avec Exact Online. Ainsi, vous n'avez à saisir les données qu'à un seul endroit. Cela évite beaucoup de ressaisies manuelles. Le risque d'erreurs est lui aussi beaucoup plus faible.

Vous créez ainsi un paysage logiciel idéal. On parle aussi de « Best of breed ». Cela signifie que, pour toutes les tâches à exécuter dans une organisation, on utilise le « meilleur » logiciel disponible. Les solutions « Best of breed » sont toutes des solutions SaaS (Software As A Service) distinctes, souvent connectées entre elles. C'est l'opposé d'un système ERP « tout-en-un ». À lire aussi : ERP « tout-en-un » versus « Best of Breed ». Ce blog explique ce que sont le « best of breed » et l'ERP « tout-en-un » ainsi que leurs avantages et inconvénients. Cela peut aussi vous aider à choisir un outil de gestion de projet.

Un outil de gestion de projet vous permet d'une part de planifier et de gérer plus facilement vos projets, c'est en quelque sorte la « partie administrative ». D'autre part, un système de gestion de projet peut apporter de la visibilité. Les principaux enseignements qu'un système de gestion de projet peut fournir sont :

• Situation des travaux en cours
• Résultats des projets
• Capacité de votre personnel et/ou de vos ressources
• Chiffre d'affaires par projet
• Coûts par projet
• Productivité

Astuce : déterminez pour votre organisation les indicateurs que vous souhaitez obtenir et vérifiez si l'outil de gestion de projet peut les afficher. Vous pouvez par exemple le faire en demandant une démo ou une période d'essai.

Que sont les outils gratuits de planification de projet ?

Les outils gratuits de planification de projet sont souvent limités aux fonctionnalités de base et conviennent généralement aux petites équipes. Ces outils manquent généralement de fonctions avancées, comme l'établissement de devis, l'enregistrement des heures et la création de factures. Pour un aperçu détaillé de ces limites, consultez la présentation des différents modules dans le chapitre précédent.

L'augmentation du nombre d'utilisateurs entraîne souvent des frais. Si vous avez besoin de donner accès à l'outil à davantage de collaborateurs, vous vous retrouvez généralement dans un abonnement payant. Les outils gratuits sont donc idéaux pour tester s'ils répondent à vos besoins. Pour des fonctionnalités plus étendues, le passage à une version payante est inévitable.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de projet ?

Le choix du meilleur logiciel de gestion de projet dépend de vos besoins spécifiques. Par exemple, si vous recherchez un outil pour le secteur de la construction, certaines fonctions comme la gestion des stocks seront plus importantes que des fonctions mieux adaptées aux activités de conseil.

Vous devez aussi déterminer de quels modules vous avez réellement besoin, comme nous l'avons vu dans les chapitres précédents. Si vous disposez déjà d'un logiciel qui soutient vos processus de vente, vous n'avez peut-être pas besoin des mêmes fonctionnalités dans votre nouvel outil de gestion de projet. Avec notre guide de sélection, il vous suffit de répondre à quelques questions pour trouver le logiciel de gestion de projet qui convient à votre entreprise.