ERP « all-in-one » versus « Best of Breed »

Que choisira votre entreprise ? Utiliser un seul système ERP « all-in-one » ou utiliser plusieurs applications logicielles différentes qui communiquent entre elles, le « best of breed » ? Ce blog explique ce que sont le « best of breed » et l'ERP « all-in-one », ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Dans cet article :

• Qu'est-ce qu'un logiciel ERP « all-in-one » ?
  • Avantages du logiciel ERP « all-in-one »
  • Inconvénients du logiciel ERP « all-in-one »
• Qu'est-ce qu'un logiciel « best of breed » ?
  • Avantages du logiciel « best of breed »
  • Inconvénients du logiciel « best of breed »
• « Best of breed » ou ERP « all-in-one » ?

 

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP « all-in-one » ?

Les termes système ERP, progiciel ERP ou logiciel ERP sont souvent utilisés indifféremment. ERP signifie « Enterprise Resource Planning ». Dans un système ERP, tous les processus d'entreprise primaires et secondaires sont intégrés les uns aux autres. Du CRM, de la gestion de projet, de la gestion des commandes et de la gestion des stocks jusqu'aux RH, à la paie et à la comptabilité financière. Tous les processus d'entreprise s'enchaînent (logiquement), car tout est conçu à partir d'un seul système. Les flux d'informations sont en outre tous stockés dans une seule base de données et tous les collaborateurs travaillent à partir du même système.

On constate en outre souvent, avec les systèmes ERP, que « presque » tout est possible en matière de fonctionnalités, mais qu'il faut souvent beaucoup de temps et d'argent pour y parvenir. Il faut souvent encore faire appel à des consultants pour que les fonctionnalités fonctionnent de manière optimale. De plus, comme le logiciel offre autant de possibilités, il faut consacrer beaucoup de temps à sa maintenance.

Voici une représentation visuelle d'un système ERP « all-in-one » :

 

Voici les avantages et les inconvénients d'un système ERP « all-in-one »

 

Avantages des logiciels ERP « all-in-one » :

+ Méthode de travail uniforme

Tous les collaborateurs travaillent avec le même système, ce qui facilite l'adoption d'une méthode de travail uniforme.

+ Intégration transparente entre les processus d'entreprise

Les processus d'entreprise s'enchaînent souvent (de manière transparente), car on travaille à partir d'un seul système.

+ Informations au même endroit

Les données sont stockées dans une seule base de données, donc toutes les informations sont au même endroit. Il est ainsi (plus) simple de produire des rapports (de gestion).

 

Inconvénients des logiciels ERP « all-in-one » :

- Chronophage

La mise en œuvre d'un système ERP complet prend souvent beaucoup de temps, car les fonctionnalités doivent souvent être adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

- Investissement élevé

Comme il faut souvent beaucoup de temps pour faire fonctionner pleinement un système ERP, l'investissement est souvent élevé. Le développement, la mise en œuvre et la maintenance d'un logiciel ERP exigent un investissement important.

- Dépendance vis-à-vis du processus

Il peut arriver qu'il faille modifier quelque chose dans un processus donné, ce qui peut ensuite empêcher quelque chose de fonctionner dans le processus suivant.

- Dépendance vis-à-vis du fournisseur

Le logiciel provient d'un seul éditeur, dont vous dépendez.

 

Astuce

Pour savoir si un système ERP vaut l'investissement, il peut être utile de comparer les prix.

 

Qu'est-ce qu'un logiciel « best of breed » ?

Le logiciel « best of breed » est le contraire d'un système ERP « all-in-one ». Il signifie que, pour chaque tâche à réaliser dans une organisation, on utilise le « meilleur » logiciel disponible. Le « best of breed » se compose de solutions SaaS (Software as a Service) distinctes, souvent connectées entre elles.

En théorie, cela signifie que le service commercial travaille avec le meilleur logiciel de vente et de CRM, tandis que le service RH utilise le logiciel RH le plus adapté. Dans ce cas, les logiciels peuvent provenir de différents éditeurs. Les collaborateurs travaillent donc dans des systèmes différents. Mais cela signifie souvent que ces solutions « best of breed » offrent toutes les fonctionnalités souhaitées par un service donné. Vous pouvez ainsi créer, en tant qu'entreprise, un paysage logiciel optimal.

Voici une liste des caractéristiques des solutions SaaS :

- Accessible partout

L'utilisateur a accès au logiciel via internet 24/7.

- Maintenance et gestion assurées par l'éditeur SaaS

L'éditeur SaaS est responsable de la gestion, de la maintenance et de la sécurité du logiciel. Les mises à jour, les sauvegardes et la sécurité sont assurées par les éditeurs SaaS.

- Paiement à l'usage

L'utilisateur n'a pas à acheter le logiciel, mais paie pour son utilisation. Vous payez souvent chaque mois ou chaque année, par utilisateur ou par module. Un investissement initial élevé n'est donc souvent pas nécessaire.

- Pas de développement sur mesure

Le logiciel n'est pas conçu pour des entreprises individuelles, mais pour tous les utilisateurs. Des adaptations individuelles du logiciel ne sont possibles que dans une certaine marge. Tous les utilisateurs travaillent avec la même version du logiciel. Ainsi, lorsqu'une nouvelle mise à jour est déployée, elle s'applique à tous les utilisateurs.

- Délai de mise en œuvre court

Une autre caractéristique d'une solution SaaS est qu'elle demande peu de temps pour être mise en service, car elle est immédiatement accessible à tous. La mise en œuvre prend donc relativement beaucoup moins de temps.

Voici une représentation visuelle d'un paysage logiciel « best of breed » :

 

Avantages des logiciels « best of breed » :

+ Les « meilleures » fonctionnalités

Les solutions « best of breed » offrent souvent toutes les fonctionnalités qu'un service donné souhaite. Vous pouvez ainsi créer, en tant qu'entreprise, un paysage logiciel optimal.

+ Facile à gérer

L'éditeur SaaS est responsable de la gestion, de la maintenance et de la sécurité du logiciel. Vous n'avez donc pas à assurer la gestion en tant qu'entreprise.

+ Mises à jour automatiques

Le logiciel est mis à jour régulièrement

+ Faible investissement/délai de mise en œuvre court

Comme le logiciel « existe déjà », la mise en œuvre implique relativement peu de coûts.

 

Inconvénients des logiciels « best of breed » :

- Les coûts mensuels/annuels peuvent s'accumuler

En achetant un grand nombre d'applications SaaS différentes, les coûts d'abonnement peuvent augmenter assez vite.

- Toutes les applications SaaS ne s'intègrent/ne se connectent pas bien entre elles

Au moyen d'API, les applications logicielles peuvent échanger des données entre elles. Toutes les applications SaaS ne se connectent pas entre elles en standard. L'inconvénient est que les données d'un système ne correspondent pas à celles d'un autre système.

- Pas de base de données centrale unique

Il n'existe pas de base de données centrale unique où toutes les données sont stockées. Il peut donc être plus difficile de produire des rapports.

En pratique

En pratique, ce problème est souvent résolu au moyen d'un entrepôt de données. Un entrepôt de données est un système conçu pour permettre l'analyse. Les données sont extraites des différentes applications SaaS, puis stockées dans l'entrepôt de données. Une solution logicielle d'analyse et de reporting va ensuite chercher ses données dans l'entrepôt de données pour produire des rapports.

 

Conclusion : « Best of Breed » ou ERP « all-in-one » ?

Il est donc difficile de dire quel est le meilleur choix pour votre entreprise. Comme décrit, les deux variantes présentent des avantages et des inconvénients.

Si vous souhaitez de l'aide pour composer un paysage logiciel idéal, contactez-nous.