Administration de projets
Combiner suivi du temps et facturation : quel logiciel évite le travail en double ?
Vous saisissez vos heures et vous voulez facturer directement ? Comparez les applications de suivi des heures autonomes, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion de projet pour éviter le double travail administratif.
Si vous ressaisissez les heures travaillées sur des factures, vous créez un double travail. Découvrez comment relier saisie, validation et facturation, et quelles données doivent suivre. Avec un exemple où les heures effectuées dépassent le budget convenu.
Le parcours de l'heure travaillée à la facture de vente
Pour de nombreux prestataires de services aux entreprises, la facturation des heures est au cœur de l'activité. Pourtant, dans la pratique, le processus entre la saisie du temps et l'envoi de la facture est souvent morcelé. Dans une administration de projet structurée, une heure travaillée passe par cinq étapes successives :
- Saisie du temps : Le collaborateur enregistre les heures travaillées pour un client, un projet et une activité précis, accompagnées d'une explication destinée au client.
- Contrôle et validation : Le chef de projet ou le responsable vérifie que les heures respectent les accords de travail conclus et valide la saisie.
- Suivi du budget : L'administration vérifie que le budget d'heures convenu ou le plafond d'honoraires n'est pas dépassé.
- Génération d'une proposition de facture, si configurée : Les lignes d'heures validées sont automatiquement préparées sous forme de facture brouillon, avec le détail des heures correspondant.
- Envoi et écriture comptable : Après un dernier contrôle, vous envoyez la facture de vente au client et la facture est traitée dans la comptabilité, directement ou via une liaison contrôlée.
Comme le montre l'explication de WeFact sur la facturation des heures, le souhait des entrepreneurs porte surtout sur le report fluide du temps enregistré vers les factures de vente, sans copier-coller manuel. La fluidité de ce processus dépend fortement de la façon dont vos contrats sont construits.
Prix fixe ou facturation sur la base des heures réelles : que demande votre modèle de facturation ?
Les exigences que vous posez à un logiciel sont déterminées par les types de contrats que vous convenez avec vos clients. Les prestataires de services utilisent souvent plusieurs modèles en parallèle.
Facturation sur la base des heures réelles et travail en régie
Pour les projets en régie, vous facturez les heures réellement passées multipliées par le taux horaire convenu. Le logiciel doit pouvoir joindre à la facture un détail précis des heures. Parmi les fonctionnalités importantes figurent le paramétrage de règles d'arrondi (par exemple au quart d'heure) et la possibilité de marquer des heures comme non facturables. Ainsi, les heures non facturables restent visibles dans l'évaluation interne du projet, mais ne figurent pas sur la facture du client.
Prix forfaitaire (Fixed Fee)
Avec un prix de projet fixe, vous facturez selon des échéances ou des jalons convenus à l'avance, quel que soit le nombre exact d'heures que votre équipe y consacre. Le suivi du temps ne sert pas ici aux lignes de facture, mais à surveiller votre propre marge. Vous voulez savoir combien d'heures la réalisation a réellement coûté par rapport au montant devisé. Le logiciel doit pouvoir imputer des heures sur un budget de projet fixe sans que ces heures n'apparaissent comme postes distincts sur la facture.
Accords de projet hybrides
Dans de nombreuses missions, les deux formes se mêlent : la mise en place de base se fait à prix forfaitaire, tandis que les demandes supplémentaires sont exécutées en régie. Un logiciel d'administration de projet doit pouvoir séparer différentes sous-tâches ou phases au sein d'un même dossier, afin que les tranches fixes et les heures travaillées figurent correctement sur la facture.
Scénario fictif : suivi du budget lors d'une mission de conseil
Pour montrer comment un logiciel connecté aide en cas de dépassement de budget, nous examinons un exemple de calcul fictif d'un cabinet de conseil aux entreprises de trois collaborateurs.
L'agence conclut un contrat avec les accords fictifs suivants :
- Phase 1 : étude préalable et analyse pour un prix forfaitaire de 3.500 € hors TVA.
- Phase 2 : accompagnement de la mise en œuvre en régie avec un plafond budgétaire convenu de 4.500 € hors TVA.
- Tarifs : consultant senior 120 € par heure, conseiller junior 75 € par heure.
Pendant la phase de mise en œuvre, l'équipe enregistre les heures suivantes dans le système :
- Consultant senior : 25 heures à 120 € = 3.000 € hors TVA.
- Conseiller junior : 24 heures à 75 € = 1.800 € hors TVA.
- Valeur totale des heures enregistrées dans la phase 2 : 4.800 € hors TVA.
La valeur enregistrée dépasse le plafond de 300 €. Utilisez ceci comme exercice d'essai : le logiciel affiche-t-il ce dépassement avant l'envoi ? Si vous ne facturez pas quatre heures de junior, la valeur de la facture est de 25 × 120 € + 20 × 75 € = 4.500 €. Conservez les 24 heures de junior réellement travaillées et consignez la raison de la non-facturation. Ne transformez pas ces heures après coup en un autre type de travail pour faire cadrer le résultat.
Critères de sélection pour les architectures logicielles
Les entrepreneurs peuvent choisir entre trois architectures logicielles différentes pour organiser le suivi du temps et la facturation. Le tableau ci-dessous présente les possibilités que vous pouvez comparer lors d'une démonstration.
| Critère de sélection | Comptabilité avec module de suivi du temps | Application de suivi du temps isolée avec intégration | Logiciel de projet intégré |
|---|---|---|---|
| Public cible principal | Entrepreneurs indépendants et petits prestataires de services | Équipes avec des besoins spécifiques en matière de chronomètres | Agences et organisations de projet |
| Structures tarifaires | Souvent limité à un tarif fixe par client ou par collaborateur | Tarifs configurables par projet ou par collaborateur | Différencié selon le rôle, la phase, le client et les suppléments |
| Suivi budgétaire | Simple ou absent | Souvent axé sur des plafonds d'heures par tâche | Visibilité en temps réel sur les heures, les coûts et les marges attendues |
| Justification des heures | Liste de lignes standard sur la facture | Rapports exportables au format CSV ou PDF | Annexes détaillées avec description des tâches |
| Complexité de gestion | Faible ; toutes les données se trouvent directement dans une seule comptabilité | Moyen ; la synchronisation doit être vérifiée | Plus élevé ; nécessite une configuration claire des structures de projet |
Quelle architecture logicielle convient à votre organisation ?
La configuration qui apporte le plus de sérénité dépend du nombre de collaborateurs qui saisissent des heures et de la complexité de vos accords tarifaires.
1. Logiciel de comptabilité avec suivi du temps intégré
Pour les entrepreneurs indépendants et les petits prestataires de services, il est pratique de garder le suivi du temps et la facturation dans le même logiciel. Dans Moneybird, par exemple, les utilisateurs peuvent enregistrer directement les heures travaillées sur des contacts et des projets, puis les transformer en factures de vente en quelques clics. La plateforme propose plusieurs abonnements (tels que Compact, Start, Groei et Compleet) avec des nombres d'utilisateurs et des fonctionnalités bancaires variés. Vous évitez ainsi de devoir gérer plusieurs logiciels distincts.
2. Application de suivi du temps spécialisée avec intégration
Lorsque votre équipe a surtout besoin d'une saisie mobile rapide, de feuilles de temps hebdomadaires claires et de chronomètres pratiques, sans que tout le monde doive avoir accès à la comptabilité, une application de suivi du temps ciblée est la solution. Avec une application comme Project Hours, vous consignez clairement les temps travaillés par projet. Via des fichiers d'export ou des intégrations, vous transmettez ensuite périodiquement les heures approuvées à votre logiciel de facturation.
3. Logiciel de gestion de projet intégré
Les organisations qui travaillent avec plusieurs équipes de projet, font appel à des sous-traitants et pilotent la planification et la rentabilité choisissent généralement un logiciel de projet complet. Comme le montrent les informations produit de la page d'essai de Gripp, cette plateforme s'adresse aux agences qui souhaitent réunir devis, planification de projet, suivi du temps et facturation dans un système cohérent. Pour les grands cabinets de conseil qui souhaitent en outre un contrôle poussé des modèles tarifaires et des structures de reporting complexes, Vertec propose des solutions modulaires où le suivi des heures s'articule parfaitement avec la gestion de projet et la facturation.
Comparez les différents systèmes dans nos aperçus des logiciels de gestion de projet et des logiciels de suivi du temps pour déterminer quelle approche convient le mieux à votre méthode de travail.
Plan par étapes : relier avec succès le suivi du temps et la facturation
Si vous souhaitez passer à une méthode de travail intégrée, suivez ces quatre étapes pratiques :
- Recensez les types de contrats : Établissez quelle part de votre chiffre d'affaires provient de prix de projet fixes et quelle part est facturée en régie.
- Consignez les accords tarifaires : Déterminez si vous travaillez avec des taux horaires par personne, par rôle ou par contrat client.
- Testez la liaison avec la facturation lors d'une démo : Vérifiez pendant une période d'essai comment les heures enregistrées arrivent sur la facture brouillon et si le détail des heures répond aux souhaits de vos clients.
- Convenez d'une procédure de validation : Veillez à ce que l'on sache clairement qui, au sein de l'équipe, est responsable de la vérification et de la validation des heures saisies avant le début de la facturation.
Moneybird décrit comment les heures sont enregistrées et facturées. Évaluez aussi Gripp comme logiciel de projet lorsque les budgets et la planification doivent faire partie du même processus.
