Quelle façon de créer des devis convient à votre entreprise ?

Vous souhaitez établir facilement un devis ? Et vous vous demandez quelle est la meilleure façon de le faire pour votre entreprise ? Nous présentons ici plusieurs possibilités, afin que vous sachiez exactement laquelle est la meilleure pour vous. Il existe en gros trois façons d'établir un devis numériquement :

• Établir un devis dans Word, PowerPoint ou Excel
• Établir un devis avec un logiciel standard
• Créer des devis numériques avec un logiciel de devis spécialisé

1. Créer un devis dans Word, PowerPoint ou Excel

L'option la plus accessible pour établir un devis est de le faire dans Word, PowerPoint ou Excel et de l'enregistrer au format PDF. Avec un minimum de connaissances de base, la plupart des gens peuvent établir un devis dans l'un de ces outils. L'établissement d'un devis dans Word et Excel présente un certain nombre d'avantages et d'inconvénients.

Avantages de l'établissement d'un devis dans Word :

• Presque tout le monde possède une version de Word, PowerPoint ou Excel, ce qui en fait un moyen accessible d'établir un devis.
• C'est l'un des outils les moins chers pour établir un devis.
• Word, PowerPoint ou Excel sont faciles à modifier. C'est surtout un avantage si vous avez un niveau avancé dans ces outils et que vous souhaitez établir un devis détaillé.

Inconvénients de l'établissement d'un devis dans Word :

• Vous devez toujours modifier manuellement un devis que vous avez établi, ce qui le rend sujet aux erreurs. Il peut vite arriver que vous oubliiez par inadvertance de changer un nom, une date ou un taux horaire.
• Modifier manuellement un devis dans Word ou Excel prend beaucoup de temps. Surtout lorsque vous devez rédiger un devis détaillé et le présenter le mieux possible.
• Pour faire signer valablement sur le plan juridique un devis établi dans Word ou Excel, il faut l'imprimer puis le numériser à nouveau. C'est un processus qui prend du temps et qui n'est certainement pas souhaitable à l'heure de la numérisation.
• Word, PowerPoint ou Excel offrent moins de fonctionnalités que celles proposées aujourd'hui par les logiciels de devis. Sous la rubrique « Établir un devis numérique avec un logiciel », nous expliquons tout sur ces fonctionnalités.

2. Créer un devis avec un logiciel standard

Une autre possibilité est d'établir un devis avec un logiciel standard. De nombreux systèmes logiciels offrent en effet des possibilités pour établir un devis. Il est donc conseillé de vérifier si votre logiciel d'entreprise actuel comporte des fonctionnalités pour établir un devis. Les logiciels qui offrent souvent ces possibilités sont les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP, les systèmes de gestion de projet, les systèmes CRM et les systèmes de facturation. Le devis est envoyé (automatiquement) au client par le logiciel dans un fichier PDF. Vous n'avez ainsi plus besoin d'envoyer le devis manuellement dans un e-mail distinct. Ci-dessous, nous avons répertorié un certain nombre de fonctionnalités pour établir un devis avec un logiciel standard.

• Utilisez facilement des modèles, par exemple à votre propre charte graphique.
• Créer automatiquement un calcul de prix avec les bons types de coûts et de produits.
• Envoi automatique de pièces jointes avec le devis (par exemple les conditions générales).
• Les devis peuvent être envoyés directement au client depuis le logiciel.
• Dans le logiciel, les devis peuvent être convertis directement en commande, en bon d'intervention ou en projet. Vous numérisez ainsi l'ensemble du processus de l'entreprise.
• Les clients potentiels peuvent signer les devis numériquement.

Avantages de l'établissement d'un devis avec un logiciel standard :

• Le devis est archivé directement dans le logiciel.
• Le risque d'erreurs est moins élevé que lors de l'établissement d'un devis dans Word, PowerPoint ou Excel.
• C'est une façon rapide d'établir des devis.
• Les devis reviennent signés plus rapidement, car la signature numérique est plus facile.

Inconvénients de l'établissement d'un devis avec un logiciel standard :

• Souvent pas de possibilités supplémentaires pour mettre en forme un devis.
• Lorsque vous établissez un devis, vous êtes limité par les options du logiciel standard avec lequel vous travaillez.
• Un logiciel de devis standard n'offre pas autant de possibilités qu'un logiciel conçu pour établir des devis.

3. Créer un devis numérique avec un logiciel de devis spécialisé

La troisième façon d'établir un devis est d'utiliser un logiciel de devis spécialisé. Contrairement aux autres options, ces devis ne sont pas envoyés dans un fichier PDF mais sont accessibles via un « magic link ». Ce lien vous mène à un environnement sécurisé dans lequel le devis est présenté. Cet environnement s'ouvre dans le navigateur web et peut être considéré comme une sorte de site web.

Beaucoup de choses sont possibles avec un logiciel de devis spécialisé et, en plus de toutes les fonctionnalités d'un logiciel standard, ce logiciel offre aussi des fonctionnalités de devis avancées. Pour en donner une idée, les principales fonctionnalités de devis avancées sont énumérées ci-dessous.

• Utilisez facilement différentes options de mise en forme, telles que votre propre charte graphique, des modèles, des images et des vidéos, pour créer votre devis.
• Utilisation d'éléments interactifs tels que l'insertion de sites web ou l'utilisation de cases à cocher pour choisir vos produits ou services. Avec des cases à cocher, le client potentiel peut cocher dans le devis les produits/services qu'il souhaite acheter.
• La possibilité pour le client de poser des questions en ligne sur le devis établi. Il est ainsi facile pour le client de poser des questions et vous savez rapidement ce qui le préoccupe.
• Recevoir des notifications lorsque votre devis a été reçu ou lorsque quelqu'un pose une question sur votre devis. Vous savez ainsi, par exemple, si votre devis est bien arrivé.
• Profitez de nombreuses statistiques pratiques et utiles sur vos devis.

Avantages de l'établissement d'un devis avec un logiciel spécialisé :

• Surprenez vos clients avec une présentation optimale de votre offre dans votre devis.
• Vous établissez rapidement un devis professionnel, ce qui vous fait gagner du temps.
• Le risque d'erreurs est moins élevé que lors de l'établissement d'un devis dans Word, PowerPoint ou Excel.
• Vous interagissez facilement et rapidement avec votre client potentiel.
• Faire approuver et signer les devis numériquement

Inconvénients de l'établissement d'un devis avec un logiciel spécialisé :

• Souvent une option plus chère que les logiciels standard et Word, PowerPoint et Excel.
• Un logiciel de devis est un logiciel autonome, il se peut donc qu'aucune connexion directe ne puisse être établie avec d'autres logiciels. Par exemple avec votre système comptable, votre système ERP ou votre système de gestion de projet.

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