Qu'est-ce qu'une facture UBL

Une facture UBL est une facture électronique conçue spécialement pour être traitée automatiquement par un logiciel de comptabilité. UBL signifie Universal Business Language, un format de fichier international dans lequel les données de facturation sont enregistrées numériquement. La facture est enregistrée sous forme de fichier XML, que votre logiciel de comptabilité peut lire sans difficulté.

PDF et XML : une combinaison courante

Beaucoup d'entreprises envoient leurs factures directement depuis leur logiciel de comptabilité. Dans ce cas, vous recevez souvent deux pièces jointes dans un même e-mail :

• un PDF de la facture pour le destinataire (lisible par des personnes),
• et un fichier XML contenant la facture UBL (lisible par le logiciel de comptabilité).

Ce fichier XML contient toutes les données importantes de la facture, comme les montants, la TVA, les données du client et les délais de paiement, dans un format structuré. Votre propre logiciel de comptabilité peut ainsi lire ces données automatiquement depuis votre e-mail et proposer une écriture comptable, sans que vous ayez rien à saisir manuellement.

De plus en plus d'organisations et d'administrations utilisent des factures UBL. Ainsi, en tant que fournisseur de l'administration centrale néerlandaise (Rijksoverheid), vous êtes même tenu d'envoyer des factures électroniques. Voir aussi notre article sur La facture numérique ou facture électronique

Dans cet article, vous lisez exactement quelle est la différence entre une facture scannée, une facture PDF numérique et une véritable facture électronique (UBL).