Facture numérique ou facture électronique ?

Connaissez-vous les avantages d'une facture numérique pour votre entreprise ? Êtes-vous curieux de découvrir les différentes formes de facture numérique ? Et souhaitez-vous travailler plus efficacement en exploitant au mieux la facture numérique ? Alors lisez cet article de blog.

Dans cet article :

• Qu'est-ce qu'une facture numérique ?
• La facture papier numérisée
• Facture numérique enregistrée sous forme de fichier Word, PDF ou Excel
• La e-facture ou facture UBL
• Passer à la facture numérique

 

Qu'est-ce qu'une facture numérique ?

Une facture numérique est une facture qui peut être lue numériquement et traitée dans votre comptabilité. On peut répartir la facture numérique en trois types, à savoir une facture papier numérisée, une facture numérique au format PDF ou Word et la facture électronique ou e-facture.

Dans cet article, nous expliquons les différentes formes de la facture numérique ainsi que leurs avantages et inconvénients.

 

La facture papier numérisée

La facture papier, vous la recevez et l'envoyez (souvent) par la poste. À la réception, ces factures sont numérisées au moyen d'un scanner ou d'une application mobile. La numérisation des factures peut prendre beaucoup de temps et n'est souvent pas une tâche très agréable. Cela peut bien sûr être beaucoup plus simple.

+ Aucun avantage

– Davantage d'actions manuelles, car les factures doivent être numérisées

– Frais d'envoi d'une facture papier

– Risque plus élevé de perdre la facture

 

Facture numérique enregistrée sous forme de fichier Word, PDF ou Excel

Le traitement et l'envoi des factures peuvent déjà être nettement améliorés si vous recevez et envoyez vos factures sous forme numérique, au format Word, PDF ou Excel. La plupart des entreprises le proposent déjà et y sont favorables. La grande différence avec la facture papier est que vous n'avez plus à numériser cette facture manuellement. Cela vous évite une tâche longue et fastidieuse !

+ Les factures n'ont pas besoin d'être numérisées

+ Les factures sont en grande partie reconnues par le logiciel

+ L'envoi numérique des factures prend moins de temps

– Toutes les factures ne peuvent pas être reconnues à 100 % par le logiciel de traitement des factures

 

Saviez-vous que

Saviez-vous que les factures doivent être conservées sous la forme dans laquelle vous les avez reçues ? Cela signifie donc que vous devez aussi conserver toutes les factures numériques sous forme numérique. Heureusement, les logiciels de traitement des factures proposent une archive en ligne où vous pouvez facilement enregistrer ces factures automatiquement. Ces factures doivent ensuite être conservées pendant 7 ans.

 

La e-facture ou facture UBL

Une e-facture, aussi appelée facture électronique, est une forme spécifique de facturation numérique. Elle est toutefois fondamentalement différente de la facture numérique évoquée plus haut. La grande différence réside surtout dans le mode de traitement et le format de fichier.

Une facture numérique enregistrée sous forme de fichier PDF est lisible par nous, les humains, sur un appareil numérique. En réalité, elle n'est pas différente d'une facture papier numérisée.

La e-facture n'est pas conçue pour les humains, mais écrite en langage informatique. Ce langage informatique est aussi appelé UBL, c'est-à-dire Universal Business Language. La facture est enregistrée sous la forme d'un fichier XML et devient ainsi une e-facture.

Les entreprises envoient souvent les deux formats de fichier, c'est-à-dire un fichier PDF et un fichier XML. Ainsi, aussi bien l'humain que l'ordinateur peuvent lire la facture. Comme la facture électronique est écrite pour l'ordinateur, il n'y a presque plus d'actions manuelles à effectuer. En fait, les factures n'ont plus qu'à être approuvées. Il est donc possible de traiter ces factures automatiquement à 100 %.

+ Il est possible de reconnaître et de traiter automatiquement 100 % de la facture

– Toutes les entreprises ne sont pas prêtes à envoyer et à recevoir la e-facture

L'État conseille d'utiliser le réseau PEPPOL pour l'échange automatisé de e-factures. Aux Pays-Bas, il s'appelle Simplerinvoicing. Voici une vidéo expliquant comment cela fonctionne :

 

Attention !

Êtes-vous fournisseur de l'administration centrale néerlandaise (Rijksoverheid) ? Dans ce cas, vous êtes même tenu de facturer électroniquement si vous avez conclu un contrat d'achat après le 1 janvier 2017.

 

Passer à la facture numérique

Vous êtes curieux de connaître les possibilités d'envoi et de réception de la facture numérique et de la e-facture pour votre entreprise ? Et vous aimeriez arrêter les activités chronophages comportant de nombreuses manipulations manuelles, alors que tout cela peut se faire automatiquement ?

Pour le traitement des factures entrantes, consultez la comparaison des logiciels de traitement des factures. Et pour l'envoi de factures numériques et de factures électroniques, consultez la comparaison des logiciels de facturation.

Remarque : il est fréquent que le logiciel de facturation soit intégré à, par exemple, un logiciel de comptabilité ou de gestion de projet. Nous avons également répertorié les meilleurs logiciels pour cela.

Vous souhaitez de l'aide pour trouver un système logiciel adapté ? Lancez alors l'outil de sélection de logiciels avec le bouton « démarrer la sélection de logiciels » ci-dessous, sélectionnez les fonctionnalités logicielles pertinentes pour votre entreprise et trouvez le logiciel qui lui convient.

Si vous ne parvenez toujours pas à vous décider, contactez-nous ou appelez-nous, nous vous aiderons volontiers à trouver le bon logiciel d'entreprise pour votre société.