CRM
Un CRM dans Excel : pratique pour démarrer, mais quand passer à autre chose ?
Téléchargez notre modèle Excel de CRM gratuit et découvrez où les tableurs montrent leurs limites. Comparez la gestion manuelle des relations avec un logiciel CRM pour vos ventes.
Avec un tableur, vous pouvez organiser les contacts clients et les opportunités de vente. Téléchargez notre modèle de CRM à dix colonnes et voyez quand le suivi manuel commence à poser problème. Nous expliquons aussi comment préparer les données pour un système CRM.
Notre modèle Excel de CRM gratuit : structure et colonnes
Pour les entrepreneurs qui souhaitent mettre de l'ordre dans leurs opportunités de vente sans acheter tout de suite un logiciel, nous avons développé une feuille de calcul pratique. Vous pouvez télécharger le fichier directement via le lien suivant : Télécharger le modèle de CRM pour Excel.
Cette feuille de calcul contient dix colonnes fixes aux noms de champs néerlandais qui forment ensemble la base d'une gestion simple de la relation client :
- Bedrijf (Entreprise) : La raison sociale ou le nom commercial du client potentiel ou existant.
- Contactpersoon (Personne de contact) : Le prénom et le nom de la personne de contact principale.
- Email : L'adresse e-mail pour la correspondance et les devis.
- Fase (Étape) : Le statut de vente (dans le téléchargement : Nieuw, Kennismaking, Offerte, Gewonnen ou Verloren, c'est-à-dire Nouveau, Prise de contact, Devis, Gagné ou Perdu).
- Waarde (Valeur) : Le montant estimé de la commande en euros, hors TVA.
- Kans percentage (Probabilité en %) : La probabilité estimée de réussite de l'opportunité de vente (par exemple 20 %, 50 % ou 80 %).
- Volgende actie (Prochaine action) : La prochaine tâche à effectuer (par exemple « Relancer le devis » ou « Planifier la démonstration »).
- Actiedatum (Date d'action) : La date cible à laquelle cette action doit être terminée.
- Eigenaar (Responsable) : Le collègue responsable du suivi de la tâche.
- Notitie (Note) : Bref résumé des accords conclus ou des questions spécifiques des clients.
Voici un exemple de la manière dont ces colonnes sont renseignées dans la pratique avec des données fictives :
| Entreprise | Personne de contact | Fase (étape) | Waarde (valeur) | Kans percentage (pourcentage de probabilité) | Volgende actie (action suivante) | Actiedatum (date d'action) | Eigenaar (propriétaire) | Notitie (note) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Houtbouw Jansen BV | Jan de Vries | jan@example.com | Devis | € 8.500 | 60% | Relancer le devis par téléphone | 2026-09-18 | Lisa | A demandé des précisions sur la durée de la garantie |
| Bakkerij De Graaf | Sophie Bakker | sophie@example.com | Prise de contact | € 3.200 | 30% | Planifier la démonstration | 2026-09-22 | Mark | Intéressé par l'intégration de la caisse ; attend la disponibilité |
| Techniek Van Dijk | Peter van Dijk | peter@example.com | Devis | € 14.000 | 80% | Envoyer la proposition | 2026-09-15 | Lisa | Accord sur le tarif, demande une modification du délai de paiement |
Les tableurs modernes comme Microsoft 365 offrent, via le stockage cloud, des fonctions de gestion des versions, de modification simultanée et de sauvegarde des fichiers. Les limites propres à notre modèle téléchargeable tiennent à la conception de base de la feuille de calcul elle-même. Cette feuille ne contient ni macros, ni rappels automatiques lorsqu'une date d'action est dépassée, ni système d'autorisations fin par collaborateur. C'est un tableau statique qui exige une discipline manuelle totale.
Là où une simple feuille de calcul atteint ses limites dans la vente
Dès que l'équipe commerciale grandit et que le nombre de contacts actifs augmente, un tableur se heurte à des limites pratiques évidentes :
- Pas de notifications automatiques : Notre modèle n'envoie aucune alerte lorsqu'un devis reste ouvert pendant deux semaines. Si le collègue responsable oublie de trier sur la colonne « Actiedatum », une opportunité de vente reste en suspens.
- Pas d'intégration e-mail automatique : La communication avec les clients doit être résumée manuellement dans la colonne « Notitie ». Cela prend du temps et fait que des accords cruciaux restent dispersés dans des boîtes mail individuelles.
- Risque de doublons et de fautes de frappe : Sans champs de saisie standardisés, le même client peut être enregistré sous différents noms (par exemple « Jansen BV » et « Houtbouw Jansen »). Cela fragmente l'historique du client.
-
Prévision de chiffre d'affaires : le téléchargement contient une valeur et un pourcentage de probabilité, mais ne calcule pas de prévision. Si vous voulez un montant pondéré, ajoutez vous-même une colonne. Pour la première ligne d'exemple, la formule est
=E6*F6: €2.400 × 50 % = €1.200. Il s'agit de votre propre estimation, pas d'un engagement du client.
Comme l'éditeur de logiciels Pipedrive l'explique dans son article sur le CRM dans Excel, un tableur offre un point de départ clair, mais il lui manque les pipelines visuels de transactions et les fonctions automatisées de gestion des tâches nécessaires pour rendre les processus commerciaux évolutifs.
Comparaison : notre modèle Excel ou un logiciel CRM
Le tableau ci-dessous compare les opérations manuelles de notre modèle avec le mode de fonctionnement d'un véritable système CRM :
| Tâche dans la gestion de la relation client | Mode de fonctionnement de notre modèle Excel | Possibilité dans un logiciel CRM, à vérifier |
|---|---|---|
| Enregistrer un nouveau lead | Saisir manuellement une ligne dans la feuille de calcul | Enregistrer en un clic depuis un e-mail ou un formulaire de contact |
| Consulter l'historique des communications | Lire un court résumé dans la colonne Notitie | Chronologie centrale de tous les messages envoyés et reçus |
| Suivre les devis et les actions | Filtrer sur la colonne Actiedatum | Notification automatique sur ordinateur et mobile |
| Calculer une prévision de chiffre d'affaires pondérée | Formule à ajouter soi-même, par exemple =E6*F6 |
Tableau de bord graphique en temps réel avec pondération automatisée |
| Droits et attribution des tâches | Ouvrir un fichier via le stockage partagé | Rôles par utilisateur (par exemple, ne voir que son propre secteur) |
Temps consacré et exemple de calcul indépendant des éditeurs
Un tableur n'entraîne pas de facture de logiciel, mais demande nettement plus de temps de gestion manuelle. L'exemple de calcul fictif ci-dessous montre la charge horaire indirecte pour une équipe commerciale de trois personnes sur une période d'un an :
| Poste de coût | Scénario A : tout gérer dans une feuille Excel (exemple de calcul fictif) | Scénario B : utilisation d'un logiciel CRM (exemple de calcul fictif) |
|---|---|---|
| Temps perdu en points d'avancement et en saisie de données | 2 heures par semaine et par personne (6 heures au total) | 0,5 heures par semaine et par personne (1,5 heures au total) |
| Recherche de correspondance et coordination interne | 1,5 heures par semaine et par personne (4,5 heures au total) | 0,25 heures par semaine et par personne (0,75 heures au total) |
| Temps total passé par semaine | 10,5 heures par semaine | 2,25 heures par semaine |
| Total du coût salarial fictif par an (à 42 €/heure) | 22.932 € par an | 4.914 € par an |
| Licences logicielles (3 utilisateurs à 30 €/mois) | € 0,00 | 1.080 € par an |
| Total des coûts fictifs par an | € 22.932 | € 5.994 |
Cet exemple repose sur 52 semaines et sur un gain de temps supposé. Adaptez les deux à votre situation. Vérifiez lors d'un essai si le logiciel réduit réellement ces tâches.
Plan par étapes : réussir la migration d'Excel vers un CRM
Si vous décidez de passer d'une feuille de calcul à un logiciel CRM, suivez ces quatre étapes :
- Nettoyer et dédoublonner les données : supprimez les relations en double, uniformisez les noms d'entreprise et vérifiez que les adresses e-mail et les numéros de téléphone figurent dans le bon champ.
- Harmoniser les étapes et les définitions : assurez-vous que les valeurs de la colonne « Fase » correspondent exactement aux étapes souhaitées dans votre nouveau pipeline CRM.
- Exporter en CSV et faire correspondre les champs : enregistrez la feuille Excel au format CSV. Dans l'assistant d'import du système CRM, associez les colonnes du fichier aux champs correspondants de la base de données.
- Activer l'intégration de la messagerie et attribuer les tâches : connectez les boîtes mail de l'équipe et transformez les dates de la colonne « Actiedatum » en tâches actives pour les collaborateurs concernés.
Quel logiciel convient à votre changement ?
Continuez à travailler avec notre modèle Excel de CRM si vous travaillez seul, gérez un cercle restreint de relations et n'avez pas besoin de rappels automatisés.
Vous cherchez un outil visuel qui excelle dans les opportunités de vente et la gestion de pipeline orientée action ? Consultez alors le profil de Pipedrive. Si vous avez besoin d'un logiciel néerlandais avec archivage centralisé des e-mails, envisagez SpinOffice CRM. Si vous cherchez une plateforme plus large pour la vente, la gestion de la relation client et le service client, consultez SuperOffice ou le modulaire Efficy CRM.
