Gestion des contrats
Gestion des contrats : quand Excel suffit et quand passer à un logiciel
Un registre des contrats dans Excel avec les bonnes colonnes, ce qui coince et ce que coûte un logiciel de gestion des contrats : huit solutions comparées.
Un registre des contrats dans Excel ou Google Sheets suffit à beaucoup d'entreprises, jusqu'au jour où une reconduction tacite passe inaperçue. Nous montrons les colonnes nécessaires, quand un logiciel devient rentable et ce que coûtent huit solutions, de Trackado à Oneflow.
Gestion des contrats : la réponse courte
Si vous avez quelques dizaines de contrats et une personne qui les suit, un registre bien conçu dans Excel ou Google Sheets suffit. Cela se complique dès que les contrats se trouvent dans plusieurs boîtes mail, que plusieurs collègues signent des contrats ou que vous manquez une reconduction tacite parce que personne n'a surveillé le préavis. C'est alors qu'un logiciel avec des rappels, un stockage consultable et des validations devient rentable. Un registre simple comme Trackado est gratuit pour 15 contrats ; les offres payantes coûtent d'environ €9 par utilisateur et par mois à quelques centaines d'euros par mois pour une équipe. Le 22 octobre 2026, nous avons parcouru les pages de tarifs de huit solutions. Cet article s'adresse aux entreprises aux Pays-Bas et en Belgique.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats consiste à savoir quels contrats votre entreprise a conclus, ce qu'ils contiennent et quand vous devez agir. Pensez aux contrats de leasing, aux abonnements logiciels, au loyer, à la maintenance, aux fournisseurs et aux clients. Les questions sont toujours les mêmes : où se trouve le contrat signé, qui en est responsable, quand se termine-t-il, quelle est la durée du préavis et est-il reconduit automatiquement ?
Un logiciel de gestion des contrats est aussi appelé CLM : contract lifecycle management, ou gestion du cycle de vie des contrats. Cela va plus loin qu'un registre. Une solution CLM aide aussi à rédiger, valider et signer électroniquement les contrats.
Un registre des contrats dans Excel ou Google Sheets
Commencez par un onglet dans lequel chaque contrat occupe une ligne. Voici les colonnes dont vous avez besoin :
| Colonne | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Cocontractant | Le nom du fournisseur, du client ou du bailleur |
| Sujet | L'objet du contrat, par exemple « leasing utilitaire » ou « abonnement CRM » |
| Date de début | La date à laquelle le contrat a commencé |
| Durée | Par exemple 12 ou 36 mois |
| Date de fin | Date de début plus durée. Excel la calcule avec la fonction MOIS.DECALER, EDATE dans la version anglaise d'Excel |
| Reconduction | Reconduction tacite oui ou non, et pour quelle période |
| Préavis | Combien de mois ou de jours avant la date de fin vous devez résilier |
| Date limite de résiliation | Date de fin moins préavis : la colonne la plus importante du registre |
| Eigenaar (propriétaire) | Le collègue qui décide de reconduire ou de résilier |
| Valeur annuelle | Ce que le contrat coûte ou rapporte par an |
| Emplacement | Un lien vers le contrat signé dans votre dossier partagé |
Triez par date limite de résiliation et colorez, avec une mise en forme conditionnelle, les lignes dont cette date tombe dans les trois mois. Ajoutez aussi un rendez-vous récurrent dans votre agenda, par exemple le premier lundi du mois, pour passer le registre en revue. Un tableur n'envoie pas de rappels lui-même ; ce rendez-vous est votre rappel.
Les limites d'un tableur
Un registre fonctionne tant que quelqu'un le tient à jour. En pratique, les problèmes surviennent sur ces points :
- Reconductions manquées : personne n'ouvre le fichier le mois où le préavis commence. Le contrat se poursuit tacitement, parfois pour une année de plus.
- Contrats dispersés : l'exemplaire signé est une pièce jointe dans la boîte mail de quelqu'un, pas dans le dossier partagé. Si ce collègue est malade ou s'en va, le contrat est perdu.
- Pas de rappels par responsable : le tableur ne sait pas qui doit être averti et quand. Chacun doit vérifier lui-même.
- Pas de validation : qui peut signer un contrat de €20 000 ? Dans un tableur, vous voyez après coup que c'est arrivé, mais vous ne l'organisez pas à l'avance.
- Pas de recherche dans le texte : vous trouvez « leasing utilitaire » dans la ligne, mais pas les contrats qui comportent une clause pénale ou une indexation.
Si vous reconnaissez deux de ces points ou plus, ou si plus de quelques contrats s'ajoutent chaque mois, il est temps de regarder du côté des logiciels.
La reconduction tacite entre entreprises
Aux Pays-Bas, la loi Van Dam (Wet Van Dam) protège les consommateurs : après une reconduction tacite, un consommateur peut résilier à tout moment, avec un préavis d'un mois au maximum. Cette protection ne s'applique pas entre entreprises. Un contrat professionnel est reconduit comme le prévoit le contrat, même pour une année entière de plus, et le préavis du contrat s'applique. La Belgique et les autres pays ont leurs propres règles ; vérifiez-les si vous y concluez des contrats. Lisez donc la clause de reconduction et de résiliation de chaque nouveau contrat et reportez-la dans votre registre. En cas de doute sur un contrat précis, demandez conseil à un juriste.
Combien coûte un logiciel de gestion des contrats ?
Les solutions de notre catégorie logiciels de gestion des contrats, avec les prix que le fournisseur affiche sur son propre site le 22 octobre 2026. Trackado et PandaDoc facturent en dollars américains.
| Formule | Type | Gratuit | Prix | Source |
|---|---|---|---|---|
| Trackado | Registre avec rappels | Oui : 1 utilisateur, 15 contrats | Starter $49 par mois ($39 en paiement annuel) pour 3 utilisateurs et 60 contrats ; Business $159 par mois ($129 en annuel) pour 8 utilisateurs, 300 contrats et des workflows ; utilisateur supplémentaire $12 par mois ($10 en annuel). La page ne mentionne pas la TVA | prix |
| Mochadocs | Registre et gestion des contrats, extensible avec la rédaction et la signature | Oui : Starter, pour enregistrer les contrats | Professional €15 par utilisateur et par mois (€165 par utilisateur et par an) ; Team €45 par utilisateur et par mois, au moins 2 utilisateurs ; Enterprise €75, au moins 3. Utilisateurs en lecture seule à partir de €2,50 par utilisateur en lecture seule et par mois. La page ne mentionne pas la TVA | offres |
| Diliforce | Gestion des contrats avec portail du conseil d'administration | Non, mais 14 jours d'essai | Standard €8,70 par utilisateur et par mois ; Advanced €27 par utilisateur et par mois, au moins 5 utilisateurs ; facturation annuelle dans les deux cas, hors TVA. Signature électronique via un service connecté, facturé en plus | prix |
| Zoho Contracts | CLM avec validation et signature | Oui : 3 utilisateurs, 10 contrats | Standard €30 par utilisateur et par mois (€25 en paiement annuel), 25 contrats par utilisateur et par mois ; Professional €48 (€40 en annuel), contrats illimités. Zoho Sign est inclus ; la TVA s'ajoute | prix |
| Oneflow | CLM avec validation et signature | Non, mais 14 jours d'essai | Business à partir de €250 par mois pour 5 utilisateurs, facturation annuelle uniquement ; Enterprise sur devis, à partir de 10 utilisateurs. La page ne mentionne pas la TVA | prix |
| PandaDoc | Documents, devis et signature | Oui : 5 documents par mois | Starter $35 par utilisateur et par mois ($19 en paiement annuel) ; Business $65 ($49 en annuel), avec des workflows de validation ; hors taxes | prix |
| Contractify | Gestion des contrats avec IA, fournisseur belge | Non, mais une démo | Pas de prix sur le site : Centralize avec 5 places, Collaborate à partir de 5 et Control à partir de 10 utilisateurs ; vous demandez un devis | prix |
| Juro | CLM avec rédaction et signature | Non, mais une démo | Pas de prix sur le site : le prix dépend du nombre de contrats par mois ; vous demandez un devis | prix |
Quel type de solution vous convient ?
Un registre avec rappels
Trackado et la version gratuite de Mochadocs font ce que fait votre tableur, mais avec des rappels par contrat et par responsable, et avec le document signé joint à la ligne. C'est suffisant si vous recevez des contrats d'autres parties et voulez surtout savoir quand résilier. Avec la version gratuite de Trackado, vous pouvez essayer 15 contrats ; ensuite, vous payez par lot d'utilisateurs, pas par utilisateur.
Gestion des contrats pour plusieurs services
Diliforce et les abonnements payants de Mochadocs ajoutent des droits par service ou par entité, la recherche dans le texte et un historique complet. À €8,70 par utilisateur et par mois, Diliforce est la solution payante la moins chère du tableau, mais vous payez un an d'avance.
Rédiger, valider et signer des contrats
Si vous rédigez vous-même beaucoup de contrats, comme des contrats de vente ou des contrats de travail, vous voulez aussi des modèles, une étape de validation et une signature électronique. Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc et Juro le font dans une seule solution. Parmi elles, seul Zoho Contracts propose une version gratuite pour une petite équipe. Chez Oneflow, vous commencez à €250 par mois pour cinq utilisateurs.
Si vous avez seulement besoin d'une signature électronique et tenez le registre dans un tableur, regardez aussi les logiciels de signature électronique. Ils sont souvent moins chers qu'une solution CLM complète.
Sur quoi vous baser pour choisir ?
- Rappels par responsable : pouvez-vous définir, pour chaque contrat, qui reçoit un rappel et quand, même si le responsable quitte l'entreprise ?
- Import : pouvez-vous importer votre registre existant depuis Excel, dates comprises ?
- Recherche : la solution cherche-t-elle seulement dans les champs, ou aussi dans le texte des contrats numérisés ?
- Modèle de prix : payez-vous par utilisateur, par lot d'utilisateurs ou selon le nombre de contrats ? Les utilisateurs en lecture seule sont parfois moins chers ou gratuits.
- Annuel ou mensuel : Oneflow et Diliforce facturent uniquement à l'année. Chez Trackado, Zoho Contracts et PandaDoc, le paiement mensuel coûte plus cher : de 20 % chez Zoho Contracts à presque le double chez PandaDoc Starter.
- Données et confidentialité : les contrats contiennent des données personnelles. Demandez où les données sont stockées et si le fournisseur propose un accord de traitement des données. Selon le RGPD (AVG en néerlandais), il est obligatoire si le fournisseur traite des données personnelles pour votre compte.
Questions fréquentes sur la gestion des contrats
Excel suffit-il pour la gestion des contrats ?
Pour une petite entreprise avec quelques dizaines de contrats et un seul gestionnaire, oui, à condition de tenir à jour la colonne de la date limite de résiliation et de passer le registre en revue chaque mois. Excel n'envoie pas de rappels lui-même et ne garde pas trace de qui a validé quoi.
Combien coûte un logiciel de gestion des contrats ?
Le 22 octobre 2026, Trackado, Mochadocs, Zoho Contracts et PandaDoc proposaient des versions gratuites pour un petit nombre de contrats. Les offres payantes commencent à €8,70 par utilisateur et par mois (Diliforce, facturation annuelle) et montent jusqu'à €250 par mois pour une équipe de cinq chez Oneflow. Contractify et Juro ne donnent un prix que sur devis.
Quelle est la différence entre gestion des contrats et CLM ?
La gestion des contrats concerne les contrats déjà signés : où ils se trouvent et quand vous devez résilier ou reconduire. Le CLM (contract lifecycle management) couvre aussi la rédaction, la négociation, la validation et la signature.
La loi Van Dam s'applique-t-elle aussi aux contrats professionnels ?
Non. Aux Pays-Bas, la loi Van Dam protège uniquement les consommateurs. Entre entreprises, ce sont les conditions de reconduction et de résiliation du contrat lui-même qui s'appliquent.
Puis-je aussi signer électroniquement avec un logiciel de gestion des contrats ?
Chez Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc et Juro, la signature est incluse dans la solution. Diliforce se connecte à un service de signature distinct, que vous payez à part. Un registre comme Trackado ne permet pas de signer.
