Gestion des stocks dans Excel : quand un logiciel dédié est-il le meilleur choix ?

Télécharger le modèle Excel gratuit pour la gestion des stocks

Pour celles et ceux qui souhaitent établir un aperçu des articles et des niveaux de stock sans engager tout de suite de frais de logiciel fixes, nous mettons à disposition une feuille de calcul modifiable. Vous pouvez télécharger ici directement notre modèle Excel de gestion des stocks (.xlsx). Ce fichier vous aide à visualiser le stock actuel des articles et contient les colonnes fixes suivantes :

• SKU (code article) : Le code d'identification unique du produit.
• Désignation : Le nom et la spécification produit de l'article.
• Stock initial : Le nombre d'unités en stock au début de la période de mesure.
• Entrées : Le nombre d'articles reçus à partir des expéditions d'achat ou de la production.
• Sorties : Le nombre d'articles livrés aux clients.
• Réservé : Les quantités déjà commandées par des clients mais qui attendent encore leur expédition à l'entrepôt.
• Stock minimum : Le niveau de sécurité que vous voulez avoir au minimum en réserve pour éviter les ruptures de vente.
• Stock physique : Calculé par formule comme Beginvoorraad + Ingekomen - Uitgegaan.
• Stock disponible : Calculé par formule comme Fysieke voorraad - Gereserveerd.
• Signal de réapprovisionnement : Une formule qui avertit dès que le stock disponible descend au niveau du stock minimum ou en dessous.

Ce modèle donne une vue d'ensemble immédiate, mais comporte des limites administratives spécifiques dont vous devez tenir compte :

• La feuille affiche une seule ligne de statut récapitulative par référence (SKU). Il n'existe aucun historique des modifications intégré permettant de voir après coup qui a modifié un chiffre et à quelle date.
• Les niveaux de stock sont mis à jour manuellement ; il n'existe aucune intégration automatique avec les boutiques en ligne, les places de marché ou les systèmes de caisse.
• Le fichier ne permet pas de ventilation entre plusieurs emplacements d'entrepôt, allées ou étagères.
• Les contrôles qualité, les numéros de série et les dates de péremption (DLUO) ne sont pas suivis séparément dans cette configuration de base.

Si vous cherchez des exemples officiels de Microsoft lui-même, vous pouvez consulter la page de présentation des modèles Microsoft Excel de stock. Cette feuille prend en charge une simple liste de niveaux de stock. Étudiez un logiciel de gestion des stocks si vous souhaitez aussi relier commandes, réceptions et mouvements de stock.

Deux scénarios pratiques : là où un modèle de base atteint ses limites

Pour rendre visible la différence entre une feuille de calcul et un logiciel, nous analysons deux situations fictives reconnaissables issues de la pratique du négoce.

Scénario 1 : une boutique en ligne avec plusieurs canaux de vente

Dans ce scénario fictif, une boutique en ligne vend des accessoires de décoration via sa propre boutique en ligne et une place de marché externe. Les deux canaux puisent dans le même stock physique de 25 unités d'une lampe de table populaire. Dans une feuille de calcul, l'entrepreneur met le stock à jour manuellement une fois par jour.

Pendant un week-end promotionnel, 16 lampes sont commandées via la boutique en ligne et 12 unités via la place de marché externe. Comme la feuille de calcul ne communique pas en continu avec les canaux de vente, les deux plateformes affichent encore le stock complet de 25 unités. Ce n'est que le lundi matin qu'on constate que 28 lampes ont été vendues alors qu'il n'y en a que 25 en entrepôt. Conséquence : trois commandes doivent être annulées ou recommandées, ce qui entraîne des retards et des clients mécontents. Montrez lors d'une démonstration comment une vente sur un canal influence la disponibilité sur l'autre. Vérifiez le délai de synchronisation, les réservations et ce qui se passe si l'intégration tombe en panne. Une intégration logicielle ne garantit pas que la survente devienne impossible.

Scénario 2 : un grossiste technique avec achats et retours

Dans une deuxième situation fictive, un fournisseur de matériel de fixation gère 500 références (SKU) différentes. Les fournisseurs livrent régulièrement en livraisons partielles et les clients retournent de temps en temps des articles qui doivent d'abord être contrôlés pour détecter d'éventuels dommages.

Dans notre modèle de base, un collaborateur doit lui-même ajouter les articles reçus à la colonne « Entrées ». Si un collaborateur oublie de noter une livraison partielle ou compte immédiatement un retour endommagé dans le stock vendable, des écarts de stock administratifs apparaissent. Convenez d'un contrôle de réception et de retour, même si vous travaillez encore avec Excel. Un logiciel peut soutenir ce contrôle, mais ne remplace pas l'inspection physique.

Critères de sélection : modèle de base ou logiciel de gestion des stocks

Le tableau ci-dessous résume les différences fonctionnelles. Utilisez-le comme liste de contrôle des fonctionnalités à vérifier auprès des fournisseurs lors d'un test ou d'une démonstration du logiciel.

Quand une feuille de calcul suffit-elle et quand passer à autre chose ?

Le passage d'un tableur à un logiciel spécialisé ne dépend pas seulement de la taille de l'entreprise, mais de la complexité des processus.

Quand notre modèle suffit amplement

Vendez-vous un nombre limité d'articles via un seul canal de vente fixe, et une seule personne gère-t-elle les mouvements de stock ? Alors notre modèle de base offre une visibilité suffisante. Vous gardez la maîtrise des stocks minimaux sans frais de logiciel mensuels ni projets d'implémentation complexes.

Signes que votre administration a besoin d'un logiciel

Des signes clairs indiquent qu'un tableur ne correspond plus à votre activité quotidienne :

• Plusieurs canaux de vente : Les commandes passées via les boutiques en ligne, les canaux de vente et les comptoirs physiques puisent dans le même stock et doivent être continuellement coordonnées.
• Visibilité sur les emplacements d'entrepôt : Les employés passent beaucoup de temps à chercher des articles dans l'entrepôt faute de gestion des emplacements par allée ou par rayonnage.
• Livraisons partielles et commandes d'achat : Les marchandises reçues doivent être comparées immédiatement aux commandes d'achat en cours afin de livrer rapidement les reliquats en attente.
• Traçabilité : Vous livrez des produits qui exigent des numéros de lot, des numéros de série ou des dates de péremption pour la garantie ou la réglementation.

Découvrir les options logicielles pour la gestion des stocks

L'offre de logiciels comprend différentes catégories, selon la profondeur avec laquelle la gestion des stocks s'intègre dans votre organisation :

Gestion des stocks au sein de la comptabilité

Pour les entreprises de négoce qui souhaitent surtout consigner la valeur financière et les achats et ventes administratifs d'articles sans gestion d'entrepôt complexe, un logiciel de comptabilité avec fonction de stock peut suffire. Comme l'indique l'aperçu officiel des fonctions d'e-Boekhouden.nl, le logiciel dispose d'une gestion des stocks. Celle-ci met à jour les niveaux de stock à partir des factures, ce qui offre une vue d'ensemble aux petits grossistes et détaillants.

Logiciel de négoce intégré et ERP

Si vous avez affaire à plusieurs emplacements d'entrepôt, à des processus d'achat avancés et à des ventes au comptoir, un progiciel de négoce plus complet est plus approprié. Un logiciel comme Cash propose des modules de négoce et de stock dans lesquels les flux de commandes, la gestion des achats et le traitement financier sont directement liés. Ainsi, les niveaux de stock en entrepôt correspondent mieux aux postes du bilan financier.

Pour découvrir d'autres options, consultez notre aperçu des logiciels de gestion des stocks afin de voir quels systèmes correspondent à vos flux de commandes et à l'agencement de votre entrepôt.

Vérifier un comptage dans le téléchargement

La lampe fictive commence avec 25 pièces. Il en arrive dix et il en sort dix-huit. Le stock physique selon la feuille de calcul est de 17. Douze pièces en sont réservées, donc cinq sont disponibles. Avec un minimum de huit, « Commander » s'affiche. Vérifiez régulièrement que l'état physique calculé correspond à un véritable comptage ; la formule ne peut pas détecter d'elle-même un mouvement manquant.

Consultez e-Boekhouden.nl pour une fonction de stock administrative et Cash comme logiciel de négoce. Avec la même commande, montrez quelle étape chaque logiciel enregistre réellement.