Traitement des factures
Traitement automatique des factures : de la facture reçue à l'écriture validée
Comment fonctionne le traitement automatique des factures, de la réception à l'écriture comptable ? Comparez la reconnaissance intégrée avec des logiciels spécialisés pour les factures d'achat.
Plusieurs étapes sont nécessaires entre une facture entrante et une écriture approuvée. Voyez lesquelles vous pouvez automatiser, où le contrôle reste nécessaire et quand un traitement spécialisé des factures apporte un plus à votre logiciel de comptabilité.
Les cinq étapes de la chaîne de traitement des factures
Vous pouvez évaluer le traitement des factures d'achat en cinq étapes. Qui réalise l'étape et ce qui se fait automatiquement varient selon la configuration :
- Réception : déterminez par quelle boîte mail, application de numérisation ou connexion e-facture les documents arrivent. Désignez une voie principale par fournisseur pour éviter la double saisie.
- Extraction de données (OCR) : La reconnaissance de texte lit les champs du document, tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, les taux de TVA et le montant total.
- Contrôle et codification : déterminez le fournisseur, le compte du grand livre et le centre de coûts. Si vous travaillez avec des commandes, vous contrôlez aussi la commande et la réception. Faites démontrer quels éléments le logiciel peut comparer.
- Workflow de validation (fiattering) : Les responsables de budget concernés reçoivent une notification pour examiner et approuver la facture numériquement via un portail ou une application.
- Comptabilisation et paiement : convenez du moment où la facture est comptabilisée, du moment où elle devient payable et du système qui prépare le paiement. Cela peut se faire dans des systèmes distincts ; vérifiez la transmission.
Pour plus d'informations, consultez notre page sur les logiciels de traitement des factures et l'explication sur les solutions de numérisation et reconnaissance (Scan & Herken).
Reconnaissance intégrée ou logiciel spécialisé
Vérifiez d'abord quelle reconnaissance votre logiciel financier actuel offre déjà. Ainsi, la documentation d'AFAS sur Scan & Herken décrit que le module standard reconnaît les documents au niveau de l'en-tête (comme le fournisseur, la date, le numéro de facture et le montant total). Pour les organisations qui ont de simples factures de prestations de services, sans lignes de commande détaillées, cette fonctionnalité suffit souvent amplement.
Les organisations qui achètent chaque semaine des marchandises avec des bons de livraison variables, plusieurs articles par facture ou des règles d'approbation complexes optent en revanche souvent pour un logiciel spécialisé de traitement des factures. La situation documentée chez les fournisseurs concernés au 10 septembre 2026 :
- Zenvoices : Selon la documentation de Zenvoices sur le traitement des factures, la plateforme prend en charge le traitement automatique et la reconnaissance au niveau des lignes. Zenvoices documente la réception de factures électroniques via Peppol (attention : l'envoi de factures via Peppol n'est pas documenté chez Zenvoices). Les affirmations commerciales sur la précision et le gain de temps proviennent du fournisseur. Pour en savoir plus, lisez notre explication sur Zenvoices.
- Whitevision : D'après la documentation d'intégration de Whitevision, cet acteur est spécialisé dans les intégrations poussées avec des systèmes tels qu'AFAS, avec prise en charge du traitement des documents, du rapprochement des commandes et du traitement au niveau des lignes. Consultez notre présentation de Whitevision.
- Basecone : Une solution très répandue parmi les PME et dans l'expertise comptable, qui s'intègre à divers logiciels de comptabilité, avec un accent sur la validation et un flux de documents structuré. Voir notre profil de Basecone.
Utiliser trois factures atypiques dans l'essai
Les situations ci-dessous sont des tâches de démonstration fictives. Ce ne sont pas des résultats d'un test avec le logiciel d'un fournisseur.
Deux lignes avec des destinations différentes
Un fournisseur facture €1.200 de pièces et €80 de documentation, avant TVA éventuelle. Les coûts doivent être répartis entre deux services. Montrez comment les lignes sont reconnues et affectées, et comment corriger une mauvaise répartition. Ne vous attendez pas à ce que la reconnaissance connaisse automatiquement le bon centre de coûts interne.
Une facture en dollars
Utilisez une facture fictive de $4.500. Vérifiez où la devise et le taux de change sont enregistrés et quel système effectue la conversion. Demandez quelle date de taux de change est utilisée et où un collaborateur peut examiner un écart. Une intégration seule ne prouve pas que les deux systèmes appliquent le même taux.
Une livraison partielle
Vous commandez cent pièces à €10 l'unité, vous en recevez quatre-vingts et vous recevez une facture pour les cent. Aucun avoir n'a encore été reçu. Faites vérifier comment l'écart de €200 devient visible et quel paiement est ainsi bloqué. Ajoutez ensuite un avoir de €200 et vérifiez le solde restant.
Notez pour chaque tâche la quantité de saisie et de travail de correction nécessaire. Pour une comparaison des coûts, tenez aussi compte du temps consacré aux exceptions. Une reconnaissance rapide a peu de valeur si une erreur doit ensuite être corrigée à trois endroits.
Le workflow d'approbation et la piste d'audit
Un aspect important du traitement des factures consiste à empêcher les paiements sans autorisation interne. Avec une matrice d'approbation, vous déterminez qui est habilité à valider les factures :
Exemple de matrice d'approbation (modèle fictif) :
- Factures jusqu'à € 750 : approbation automatique en cas de correspondance de 100 % avec un bon de commande approuvé.
- Factures de € 750 jusqu'à € 5.000 inclus : approbation obligatoire par le responsable de service concerné.
- Factures supérieures à € 5.000 : double approbation requise par le responsable de service et le directeur financier.
Vérifiez si le journal enregistre les actions pertinentes : qui a téléversé le document et quand, quelles modifications ont été apportées et quel responsable a donné son accord. Faites évaluer par un contrôleur si le journal et les pièces justificatives liées offrent une visibilité suffisante.
Critères de sélection des logiciels de traitement des factures
Utilisez le tableau ci-dessous pendant une démonstration pour déterminer quelle solution convient à votre volume d'achats :
| Critère de sélection | OCR standard dans le logiciel de comptabilité | Module complémentaire spécialisé | Question pour le fournisseur |
|---|---|---|---|
| Niveau de reconnaissance | Souvent limité au niveau de l'en-tête (montant total, date) | Prise en charge du niveau des lignes et de la scission par article | Le logiciel peut-il scinder automatiquement plusieurs taux de TVA sur une même facture ? |
| Rapprochement des commandes | Souvent limité au contrôle manuel | Rapprochement à 2 voies ou à 3 voies avec les bons de commande et les bons de livraison | Comment le système signale-t-il les écarts de prix et de quantité par rapport à la commande ? |
| Circuits d'approbation | Approbation simple par une seule personne | Workflows complexes avec seuils de montant et plusieurs approbateurs | Les approbateurs peuvent-ils valider des documents via une application mobile ? |
| Statut Peppol | Variable selon la formule | Prend souvent en charge la réception via le réseau Peppol | La réception Peppol est-elle incluse en standard ou y a-t-il un supplément par facture ? |
| Intégration avec un logiciel financier | Directement intégré dans sa propre base de données | Intégration via API avec synchronisation des données de référence | À quelle fréquence les données de référence (fournisseurs, comptes du grand livre) sont-elles synchronisées ? |
Conseil de sélection pour votre organisation
Pour de simples factures de prestations de services, la reconnaissance intégrée à votre logiciel de comptabilité constitue un point de départ logique pour un essai. Si le volume augmente, ou si vous avez affaire à des achats de marchandises, à un rapprochement des bons de livraison et à plusieurs responsables budgétaires, une plateforme spécialisée comme Zenvoices ou Whitevision mérite d'être sérieusement envisagée pour garder la maîtrise de la comptabilité fournisseurs.
