Facturer via Peppol : comparer les logiciels d'envoi et de réception

Qu'est-ce que Peppol et comment se déroule l'échange ?

Peppol signifie Pan-European Public Procurement On-Line. C'est un cadre d'accords et un réseau de transport internationaux permettant aux organisations d'échanger des documents numériques structurés. Au lieu d'un PDF isolé envoyé par e-mail, vous envoyez un message électronique structuré établi selon la spécification Peppol BIS. Cette spécification s'appuie sur le format XML Universal Business Language (UBL) et définit précisément comment les lignes de facture, les taux de TVA, les identifiants et les totaux doivent être construits.

Une facture Peppol reçue n'est d'ailleurs pas automatiquement correcte, validée ou payée. Le logiciel de comptabilité destinataire peut lire directement les champs sans que personne n'ait à ressaisir manuellement les données. Le contrôle du contenu reste toutefois nécessaire. Vous devez toujours vérifier si les biens ou services livrés correspondent aux accords d'achat, si le bon taux de TVA a été appliqué et si le responsable budgétaire habilité donne son accord pour le paiement.

Il importe aussi de rester vigilant concernant les exigences légales. Le fait que les pouvoirs publics encouragent la facturation électronique ne signifie pas que Peppol soit la seule voie autorisée, ni qu'il existe une obligation générale pour tout type de facture professionnelle. Les exigences applicables varient selon le donneur d'ordre et le secteur. Vérifiez donc au préalable auprès de vos partenaires commerciaux, ou via les informations de l'autorité néerlandaise Peppol, quels acheminements et formats de transmission spécifiques s'appliquent à vos livraisons.

Envoyer et recevoir : le modèle à quatre coins expliqué

Le réseau Peppol fonctionne selon le modèle à quatre coins (modèle à 4 coins). Ce modèle garantit que l'émetteur et le destinataire n'ont pas besoin d'être raccordés au même éditeur de logiciels :

• Coin 1 : l'expéditeur. Votre entreprise établit une facture de vente dans un logiciel de comptabilité ou de facturation.
• Coin 2 : le point d'accès de l'expéditeur. L'éditeur de logiciels ou le prestataire de services valide votre facture selon la norme Peppol BIS et la transmet via le réseau.
• Coin 3 : le point d'accès du destinataire. Le prestataire certifié reçoit le document au nom de l'acheteur.
• Coin 4 : le destinataire. Le client récupère le message dans la comptabilité fournisseurs pour contrôle, validation et paiement.

Grâce à cette structure, vous n'avez pas à développer une intégration sur mesure avec chaque client. Tant que les deux parties sont enregistrées auprès d'un point d'accès agréé avec un numéro d'identification valide, tel qu'un numéro KvK ou un numéro d'identification d'organisation (OIN), les systèmes peuvent échanger des données.

Voies de raccordement via un logiciel de gestion

Si vous souhaitez démarrer avec Peppol, vous choisissez généralement entre deux configurations logicielles pratiques, selon l'organisation de votre entreprise :

• Voie 1 : directement depuis un logiciel de facturation intégré. Si vous êtes indépendant ou dirigez une petite PME, vous établissez souvent devis et factures dans un seul logiciel central. Un logiciel de facturation moderne gère l'enregistrement auprès d'un point d'accès en arrière-plan. Vous envoyez les factures sortantes directement depuis le menu des ventes et retrouvez les factures reçues dans votre journal.
• Voie 2 : une solution spécialisée de traitement des factures. Les entreprises avec d'importants flux d'achats ou un système ERP externe choisissent souvent d'acheminer les factures entrantes via un logiciel de traitement des factures distinct. Ce logiciel sert de filtre central pour le rapprochement avec les bons de commande, la validation par les chefs de projet et les écritures de journal automatisées vers le grand livre.

Fonctionnalités documentées de Moneybird et Zenvoices

Tous les logiciels ne prennent pas en charge les mêmes éléments du réseau Peppol. Certains se concentrent à la fois sur les flux entrants et sortants, tandis que d'autres se consacrent au traitement des factures d'achat. Nous examinons les possibilités documentées de deux fournisseurs néerlandais.

Moneybird : envoi et réception dans une seule comptabilité

Dans la plateforme de comptabilité de Moneybird, la fonctionnalité Peppol est documentée à la fois pour l'envoi et pour la réception de factures. Selon la documentation de Moneybird sur Peppol, vous suivez dans les paramètres une procédure de vérification pour enregistrer votre organisation sur le réseau. Une fois l'enregistrement actif, le système peut envoyer des factures de vente via Peppol lorsqu'une relation est enregistrée. Les factures entrantes sont directement placées dans l'aperçu des achats.

Vérifiez quel abonnement convient à votre comptabilité et si les fonctions Peppol dont vous avez besoin y sont incluses. Notre comparaison de Moneybird et d'e-Boekhouden.nl traite de la structure des formules. Ici, il s'agit surtout du parcours de vos factures.

Zenvoices : axé sur le traitement des factures entrantes

Examinez ensuite quelles étapes de contrôle et d'approbation vous souhaitez effectuer dans Zenvoices et quelles informations vont vers la comptabilité. La documentation sur la réception ne confirme pas automatiquement toutes les formes de rapprochement des commandes ni toutes les intégrations.

La documentation principale disponible de Zenvoices montre uniquement une prise en charge de la réception et de la lecture de documents. Dans les sources examinées, rien ne prouve que Zenvoices fonctionne de manière autonome comme logiciel pour créer et envoyer des factures de vente sortantes via Peppol. Les organisations qui souhaitent envoyer des factures sortantes doivent donc confier cette tâche à leur logiciel de vente ou de facturation.

Critères de sélection pour les démonstrations de logiciels

Comme les logiciels diffèrent entre eux dans leur intégration de Peppol, il est judicieux de poser des questions ciblées lors d'une démonstration du produit. Utilisez le tableau ci-dessous comme guide pour les fonctionnalités que vous pouvez vérifier :

Structure des coûts et exemple de coûts fictif

Les tarifs de l'échange Peppol sont calculés de différentes manières sur le marché. De nombreux éditeurs de logiciels de comptabilité compacts incluent la connexion au point d'accès dans le prix de leur abonnement habituel. Les modules de traitement spécialisés et les connecteurs d'entreprise appliquent en revanche souvent un montant de base fixe par comptabilité, combiné à un prix dégressif par document traité.

Voici un exemple de calcul fictif comparant deux modèles d'abonnement neutres pour une entreprise ayant un volume mensuel de 100 transactions (70 factures de vente sortantes et 30 factures d'achat entrantes) :

Cet exemple de calcul fictif montre qu'un modèle forfaitaire peut être financièrement attrayant avec un flux de documents régulier. Un modèle modulaire à la transaction offre souvent plus de flexibilité lorsque les flux de factures fluctuent fortement ou lorsqu'une approbation avancée est requise.

Plan par étapes pour le raccordement et la vérification

Pour raccorder votre organisation au réseau Peppol, vous suivez les étapes suivantes :

1. Déterminez votre identification officielle. Aux Pays-Bas, les entreprises s'enregistrent généralement avec leur numéro de Chambre de commerce (KvK) (schéma Peppol 0106). Les organismes publics utilisent souvent un numéro d'identification d'organisation (OIN, schéma 0190).
2. Choisissez la voie de raccordement dans votre logiciel. Vérifiez dans vos paramètres si votre logiciel de comptabilité actuel dispose d'un point d'accès certifié ou si vous devez connecter un connecteur externe.
3. Terminez la vérification d'identité. Pour éviter les abus et les factures fantômes, le point d'accès contrôle l'inscription de votre entreprise et l'habilitation du demandeur.
4. Vérifiez l'enregistrement de réception. Faites confirmer par votre prestataire de services sur quel numéro d'identification vous recevez et quel type de document est pris en charge. Une simple recherche dans un annuaire public ne constitue pas un contrôle complet.
5. Convenez d'un essai avec votre fournisseur. Utilisez un environnement de test ou une vraie facture convenue à l'avance. N'envoyez pas de facture fictive à un client non averti. Vérifiez ensemble la référence de commande, les lignes et l'état de livraison.

Quelle direction convient à votre entreprise ?

Vous cherchez une méthode claire pour envoyer des factures de vente et recevoir des factures d'achat directement depuis un seul environnement ? Un logiciel de comptabilité intégré comme Moneybird est alors un choix logique à examiner. Vous n'avez alors pas besoin de contrats distincts avec des points d'accès.

Vous disposez déjà d'un système financier ou d'un environnement ERP et souhaitez surtout acheminer, contrôler et approuver automatiquement les factures fournisseurs entrantes avant leur comptabilisation ? Dans ce cas, tournez-vous vers une solution de traitement spécialisée comme Zenvoices. Veillez alors à ce que votre côté ventes soit connecté par une autre voie si vous souhaitez aussi envoyer vous-même des factures Peppol.

Vous souhaitez poursuivre le traitement des factures entrantes ? Consultez la fiche de Zenvoices et comparez le raccordement avec votre comptabilité. Pour le flux sortant, vous trouverez Moneybird dans l'aperçu des logiciels. Vérifiez pour chaque voie l'abonnement et l'activation nécessaire.