Planification du personnel
Faire un planning avec l'IA : que peut faire ChatGPT et que peut faire un logiciel de planification ?
Une IA comme ChatGPT peut-elle établir un planning de travail ? Nous comparons les modèles de langage et les logiciels de planification sur les règles, les absences et le suivi du temps.
Un planning commence par suffisamment d'heures disponibles et les bons effectifs. Nous détaillons un exemple fictif et montrons ce que vous pouvez demander à un assistant IA. Nous comparons ensuite la création d'un tableau avec la gestion des services, des modifications et des absences dans un logiciel de planification.
Vérifiez d'abord qu'un planning est possible
Créer un planning avec l'IA commence par les données saisies. Notez les disponibilités, la charge maximale, les qualifications et les effectifs par service. Séparez les préférences des exigences strictes. Sans cette distinction, une proposition peut sembler soignée tout en étant irréalisable.
Exemple fictif : une entreprise a, sept jours par semaine, un poste de jour de huit heures et un poste de soirée de sept heures. Chaque poste exige une personne senior. Cela représente 7 × (8 + 7) = 105 heures de senior. Dans les données saisies, un seul collaborateur est désigné comme senior, avec un maximum de 38 heures et disponible uniquement en semaine. Avec ces données, il n'existe aucun planning valide. Il manque des heures de senior et de la disponibilité le week-end.
Un premier résultat utile est donc un signalement de capacité manquante. Ne demandez pas tout de suite un tableau rempli. Faites d'abord établir si les personnes indiquées peuvent assurer les services demandés. D'autres employés sont peut-être aussi expérimentés, mais cette information doit alors figurer dans les données saisies.
Une consigne qui fait apparaître les informations manquantes
Utilisez uniquement ces données fictives. Ne créez pas encore de planning. Calculez d'abord le nombre d'heures nécessaires par qualification et comparez-le aux heures disponibles. Signalez les disponibilités, qualifications et règles manquantes. N'inventez pas d'employés ni d'heures de contrat supplémentaires. Ne faites une proposition que si toutes les exigences strictes sont réalisables avec les données fournies. Indiquez ensuite, par personne, les heures attribuées et, par service, les effectifs.
Complétez cette consigne avec votre tableau. Ceci est un exemple de consigne, pas le compte rendu d'un test ChatGPT réellement effectué. Un assistant IA peut aussi utiliser des outils de calcul pour l'élaboration ; évaluez donc le calcul et le résultat plutôt que de supposer que tout chat sait ou ne sait pas calculer.
Vérifiez une proposition en dehors du chat : chaque service est-il comptabilisé, personne n'est-il planifié à deux endroits en même temps et les heures respectent-elles les limites fixées ? Tenez aussi compte des règles applicables en matière de repos, de pauses et d'affectation. L'exemple ci-dessous n'est qu'un calcul de capacité, pas une vérification au regard du droit du travail ou d'une convention collective.
Ce qu'apporte un logiciel de planification
Un logiciel de planification du personnel peut réunir disponibilités, services, modifications et communication. Montrez quelles données sont tenues à jour et quels contrôles sont réellement paramétrés. Tous les logiciels de planification ne génèrent pas eux-mêmes un planning et toutes les fonctions automatiques n'utilisent pas l'IA.
Nostradamus décrit une assistance par IA pour la planification des horaires. Utilisez cette documentation comme point de départ d'une démonstration avec votre type d'effectif. Intégrez aussi Atrea et Timebutler comme candidats classiques de planification ou d'enregistrement. Nous n'affirmons ainsi aucune fonction d'IA spécifique, ni l'absence d'IA, pour ces logiciels.
Demandez comment une demande de congé se répercute sur le planning et comment une erreur est corrigée. Un beau planning automatique est peu utile si les disponibilités du mois dernier servent encore de point de départ.
Un petit planning que vous pouvez vérifier par le calcul
Cet exemple de contrôle fictif, propre à nous, utilise cinq jours ouvrés et deux services de quatre heures par jour. Alex et Bo sont tous deux habilités pour tous les services et peuvent chacun être planifiés vingt heures au maximum. Tous deux sont disponibles à tous les horaires mentionnés.
| Jour | 09:00–13:00 | 13:00–17:00 |
|---|---|---|
| Lundi | Alex | Bo |
| Mardi | Alex | Bo |
| Mercredi | Alex | Bo |
| Jeudi | Alex | Bo |
| Vendredi | Alex | Bo |
Vérification : dix services × quatre heures = quarante heures pourvues. Alex et Bo ont chacun cinq services, soit vingt heures. Aucun service ne se chevauche pour une même personne. Il s'agit d'un exemple calculé à la main, pas d'un résultat d'IA.
Imaginons maintenant qu'Alex soit absent mardi. Bo a déjà vingt heures et ne peut pas reprendre le service supplémentaire dans la limite indiquée. La capacité disponible tombe à 36 heures. Il faut ajouter quatre heures de remplacement habilité, ou bien adapter l'exigence d'effectif. Demandez à un fournisseur de traiter précisément cette modification. Vérifiez si le système laisse visible le service non résolu au lieu de dépasser silencieusement une limite.
Comparez sur les tâches quotidiennes
| Tâche | Chat IA autonome avec vos données | À vérifier dans le logiciel de planification |
|---|---|---|
| Disponibilité | Vous fournissez les données à jour | Qui tient à jour les disponibilités et quand sont-elles prises en compte ? |
| Calculer et vérifier | Faites afficher les totaux et les infractions, et vérifiez-les | Quelles règles strictes bloquent une répartition invalide ? |
| Indisponibilité | Vous retransmettez la situation modifiée | Un service ouvert reste-t-il visible et qui peut y répondre ? |
| Publication | Un tableau dans le chat n'est pas encore arrivé jusqu'à vos employés | Comment les employés reçoivent-ils les modifications et comment les confirment-ils ? |
| Heures réelles | Une proposition n'enregistre pas le temps travaillé | Comment le temps validé est-il transmis au suivi du temps ou à la paie ? |
Commencez par une proposition, terminez par un contrôle
Un assistant IA peut aider à structurer les besoins et à élaborer des répartitions possibles. Pour un usage répété, des données à jour, des modifications traçables et la communication sont au moins aussi importantes. Évaluez donc un logiciel de planification avec une semaine normale et une semaine où quelqu'un est absent.
Consultez Atrea et Timebutler via leurs profils et posez des questions précises sur vos règles de planification. Gardez le premier essai fictif. N'établissez un véritable planning qu'après qu'un planificateur habilité a vérifié les effectifs, les disponibilités et les accords applicables.
