Gestion documentaire
SharePoint comme système de gestion documentaire : quand avez-vous besoin d'une GED distincte ?
SharePoint ou une GED distincte ? Comparez l'approbation des documents, les droits d'accès, la gestion des versions et la configuration nécessaire pour un même workflow.
SharePoint offre plus que le stockage de fichiers, notamment la gestion des versions et l'approbation de contenu. Une GED distincte peut malgré tout être intéressante si vos processus documentaires nécessitent beaucoup de paramétrage. Comparez les deux options avec le même circuit d'approbation et les mêmes règles de gestion.
SharePoint peut déjà faire plus que stocker des fichiers
Microsoft décrit la gestion documentaire dans SharePoint avec des bibliothèques, des métadonnées, des versions et des droits d'accès. Ce sont aussi des composants d'une GED. La question est donc de savoir quelle configuration votre processus documentaire demande et qui la gère.
SharePoint prend en outre en charge l'approbation de contenu et des paramètres de visibilité des brouillons. Vous n'avez donc pas besoin de développer automatiquement du sur-mesure ou des bibliothèques distinctes pour chaque approbation. Un acheminement plus complexe, des rappels et des règles propres à l'organisation exigent toutefois un paramétrage adapté.
Faites passer la même instruction de travail dans les deux systèmes
Utilisez comme essai une instruction fictive de maintenance de machine. L'auteur modifie deux étapes, un responsable du contenu évalue la modification et les collaborateurs doivent pouvoir trouver la version en vigueur. Il s'agit d'un scénario de démonstration, et non d'un test de certification.
- Rendez la version 1 disponible pour les lecteurs.
- Créez un brouillon avec les deux modifications. Vérifiez ce que voit un lecteur ordinaire et ce que voit un rédacteur.
- Rejetez la première modification avec une explication et rétablissez-la.
- Approuvez la nouvelle version. Vérifiez ensuite la version qui s'ouvre via la recherche et les anciens liens.
- Retirez ensuite l'instruction et consignez l'instruction qui lui succède.
Faites-le dans SharePoint avec la bibliothèque, les versions et les paramètres d'approbation choisis. Exécutez les mêmes étapes dans la GED spécialisée. Examinez la gestion nécessaire, le nombre d'opérations et les informations que vous pouvez retrouver après coup. Un workflow prédéfini peut être pratique, mais il doit correspondre à votre propre façon de travailler.
Si vous avez besoin d'accusés de lecture, ajoutez-les explicitement à l'essai. Vérifiez ce que signifie une confirmation : l'ouverture d'un document, une déclaration manuelle du collaborateur ou une instruction terminée. Ce sont des preuves différentes.
Comparez les possibilités et le paramétrage
| Question | SharePoint | GED spécialisée |
|---|---|---|
| Quelle version voit un lecteur ? | Vérifiez la gestion des versions, la validation et la visibilité des brouillons | Vérifiez comment les statuts valide, brouillon et retiré sont distingués |
| Comment fonctionne l'approbation ? | Commencez par la validation intégrée ; étudiez un workflow supplémentaire si nécessaire | Faites démontrer l'acheminement, le remplacement et le rejet |
| Quelles données appartiennent à un document ? | Paramétrer les colonnes de métadonnées et les vues | Vérifiez quels champs et quelles classifications sont modifiables |
| Comment montrer qui a fait quoi ? | Vérifiez l'historique et la journalisation dans le cadre de vos licences et de votre configuration | Vérifiez quelles actions sont journalisées et combien de temps elles sont conservées |
| Qui assure la maintenance du processus ? | Incluez la gestion interne et les éventuels outils supplémentaires | Incluez la configuration, les mises à jour et l'assistance du fournisseur |
Recherche et IA : la réponse peut-elle être rattachée à une source ?
Un essai de recherche doit faire plus que trouver un document portant le bon nom. Demandez un sujet qui existe en plusieurs versions. Vérifiez quelle version le système utilise et si un utilisateur aux droits limités obtient les mêmes résultats.
Zenya documente AI Search comme un complément payant avec une licence DOC et des réponses assorties de références aux sources. Cela fait de Zenya un candidat lorsque la recherche dans des documents gérés est importante. Faites montrer lors de la démo ce qui se passe avec un document retiré et une question pour laquelle aucune source n'est disponible.
Pour les deux voies : une réponse d'IA clairement formulée ne prouve pas que la source soit à jour ni qu'elle doive être accessible à cet utilisateur. Ouvrez la source et vérifiez la date, le statut et les droits.
Décrivez vos exigences avant de choisir un logiciel
Convenez, par type de document, du propriétaire, de la relecture, de la publication, du retrait et de la conservation. Laissez le responsable qualité ou de la gestion de l'information déterminer quelles exigences s'appliquent à votre organisation. Le nom d'un progiciel ou la mention d'une norme ne prouve pas que le paramétrage y est conforme.
Profil fictif propre : document Instruction de travail maintenance, responsable le chef du service technique, public cible équipe B, révision interne après douze mois. Ces douze mois sont dans cet exemple un accord d'organisation et non un délai normatif universel.
En cas de changement de solution, demandez un export d'essai des fichiers, des métadonnées et de l'historique pertinent. Pouvez-vous encore déterminer, en dehors du progiciel, quelle version était valable à une date donnée ? Intégrez cette portabilité dans votre décision.
Quand rester avec SharePoint ?
Commencez avec SharePoint s'il est déjà disponible, si votre équipe de gestion peut assurer la configuration nécessaire et si l'essai montre que le processus documentaire fonctionne bien. Comptez toutefois les licences supplémentaires nécessaires et le temps de gestion. Une licence existante ne rend pas la suite de la configuration gratuite.
Comparez Metaware ou Zenya si vous recherchez des processus prédéfinis et un accompagnement supplémentaire. Faites montrer la même instruction de travail ; ne vous fiez pas uniquement à une présentation avec d'autres exemples.
Via l'aperçu des systèmes de gestion électronique des documents, vous pouvez comparer les candidats. Le meilleur choix est le paramétrage que votre équipe peut utiliser et continuer à gérer, avec de manière démontrable le contrôle qu'exigent vos documents.
