Comment choisir le meilleur système comptable ?

Plusieurs points importants sont à surveiller avant de comparer des systèmes comptables. Nous abordons les plus importants ci-dessous.

- Externaliser ou collaborer dans un système comptable
Une question importante à vous poser est la manière dont vous voulez organiser votre comptabilité. Voulez-vous la tenir vous-même ou la confier à un cabinet d'administration ou d'expertise comptable ? La technologie s'améliore sans cesse et facilite la comptabilité. Il est ainsi possible de traiter soi-même les factures et de faire la déclaration de TVA. Vous faites ensuite appel à l'expert-comptable pour établir les comptes annuels ou pour obtenir des conseils (stratégiques). On peut penser ici aux postes déductibles, aux avantages fiscaux intéressants, aux prévisions financières ou au choix du bon moment pour investir.

Lors du choix d'un système comptable, il est important que l'expert-comptable ou le cabinet comptable puisse consulter votre comptabilité (ou vos comptabilités). C'est pourquoi les systèmes comptables proposent souvent un portail pour les experts-comptables, qui vous permet de collaborer en même temps que votre expert-comptable dans votre comptabilité.

Attention !
Les systèmes comptables sont souvent choisis sur les conseils d'un cabinet d'administration ou d'expertise comptable. Ce n'est pas toujours le meilleur choix pour votre entreprise. Ce choix est en effet souvent fondé sur ce avec quoi le cabinet travaille habituellement, et non sur ce qui convient le mieux à votre entreprise.

- Intégrations avec le système comptable
Il faut aussi vérifier, lors du choix d'un système comptable, s'il peut s'intégrer à d'autres systèmes logiciels.

Exemple
Si vous utilisez un logiciel de boutique en ligne et un système de caisse, il est pratique que les ventes arrivent automatiquement dans votre système comptable. Si ce n'est pas possible, vous devez encore le faire manuellement. Cela prend beaucoup de temps et le risque d'erreurs existe aussi.

Fonctionnalités du système comptable
Les systèmes comptables offrent aujourd'hui de nombreuses fonctionnalités différentes. La question est de savoir si votre entreprise en a réellement besoin de toutes. Une entreprise avec un magasin physique a par exemple des exigences très différentes de celles d'une entreprise de services. Nous abordons ci-dessous un certain nombre de fonctionnalités importantes souvent proposées :

✅Connexion bancaire automatique
Le système comptable permet d'importer automatiquement chaque jour les relevés bancaires. Vous n'avez ainsi pas besoin de télécharger et d'importer manuellement les relevés bancaires.

Attention : tous les systèmes comptables ne proposent pas une connexion automatique avec toutes les banques.

✅Numérisation et reconnaissance des tickets de caisse et des factures
Le logiciel de numérisation et de reconnaissance vous accompagne dans l'ensemble du processus de traitement numérique des factures d'achat, des factures de vente, des tickets de caisse et d'autres documents. Il s'agit souvent d'une partie d'un système comptable, mais dans la pratique, on voit aussi souvent qu'un système comptable peut se connecter à un logiciel de numérisation et de reconnaissance. Ce logiciel est souvent beaucoup plus riche en fonctionnalités qu'un module de numérisation et de reconnaissance intégré au logiciel de comptabilité. Votre entreprise traite-t-elle beaucoup de tickets de caisse, de factures ou d'autres documents ? Il est alors recommandé d'acquérir un système de numérisation et de reconnaissance distinct.

✅Propositions d'écriture automatiques
Comme indiqué, les documents et/ou les factures sont reconnus automatiquement. Le logiciel de numérisation et de reconnaissance lit automatiquement les données pertinentes d'une facture. Pour une facture d'achat, il reconnaît par exemple le numéro de facture, le fournisseur et le montant total TVA comprise et hors TVA. Sur cette base, une proposition d'écriture est faite automatiquement, afin que la facture soit correctement traitée dans la comptabilité.

✅Déclaration de TVA et connexion avec l'administration fiscale
La déclaration de TVA est un élément important de la comptabilité. Le système comptable suit automatiquement le montant de TVA que vous allez récupérer ou devoir payer. Le logiciel prépare ensuite automatiquement la déclaration, et vous pouvez l'envoyer directement à l'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst).

✅Archive numérique
Selon la loi, les entrepreneurs ont l'obligation de conserver toutes leurs factures et tous leurs justificatifs. Et cela pendant 7 ans. Un système comptable sans archive numérique n'est donc pas recommandé. Dans le système comptable ou le système de numérisation et de reconnaissance, les factures et les tickets de caisse sont enregistrés automatiquement. Vous retrouvez ainsi facilement et rapidement vos factures.

✅Module de facturation
Un module de facturation est indispensable si vous devez envoyer des factures à vos clients. Avec un module de facturation, vous pouvez envoyer des factures directement depuis le système comptable. Toutes les exigences légales auxquelles une facture doit répondre sont prises en compte, et vous pouvez souvent adapter vous-même la mise en page.

✅Facturation périodique
Votre entreprise fait-elle beaucoup de facturation périodique ? Cette fonction est alors une aubaine. Vous préparez une seule fois une facture pour une période donnée et le logiciel se charge du reste.

✅Paiements en ligne
Votre entreprise facture-t-elle beaucoup à des particuliers ? Il est alors judicieux d'envoyer à un client une facture comportant un lien de paiement, par exemple un bouton iDEAL. En pratique, on constate que ces factures sont payées beaucoup plus vite qu'une facture sans lien de paiement.

✅Fichier de paiement
Virez-vous vos factures une par une via la banque ? Cela peut prendre énormément de temps et être source de frustration. Un fichier de paiement automatique est alors une bonne solution. Le système comptable crée un fichier de paiement que vous pouvez importer dans votre banque. Vous pouvez ensuite payer plusieurs factures en une seule fois.

✅Module de devis
On voit encore beaucoup d'entreprises créer leurs devis dans Word et Excel. Cela prend beaucoup de temps et est source d'erreurs. De nombreux systèmes comptables intègrent un module de devis. Vous pouvez ainsi créer et envoyer des devis directement depuis le système comptable.

Vous voulez vraiment faire bonne impression avec vos devis ? Un logiciel de devis spécialisé est alors vraiment fait pour vous. Accédez vite à la liste des logiciels de devis !

✅Faire approuver un devis numériquement
Faire approuver un devis est souvent un processus fastidieux. Le client doit imprimer le devis, le signer, le numériser et le renvoyer. Avec cette fonction, un client peut accepter le devis en ligne, rapidement et simplement, de sorte que vous disposez toujours d'un devis signé pour votre mission.

✅Module CRM
Vous avez beaucoup de clients ? Un module CRM est alors indispensable. Dans de nombreux logiciels de comptabilité, il est souvent présent sous une forme limitée. Vous voulez vraiment un système CRM complet ? Consultez ci-dessous les meilleurs systèmes CRM :

Liste des systèmes CRM

✅Relances de paiement et recouvrement
Malheureusement, les clients ne paient parfois pas à temps, voire pas du tout. C'est désagréable et cela demande beaucoup de temps et d'efforts. Avec cette fonction, il est facile de relancer automatiquement les clients et de lancer une procédure de recouvrement.

✅Suivi des trajets
Si, en tant qu'indépendant, vous parcourez beaucoup de kilomètres, comme par exemple les peintres, les ouvriers du bâtiment et les consultants, un module de suivi des trajets est indispensable dans votre système comptable. Il est pratique de pouvoir enregistrer facilement et rapidement les trajets que vous effectuez, et même de les refacturer au client.

✅Compatible mobile et/ou application mobile
Si vous êtes souvent en déplacement, un système comptable compatible mobile ou une application mobile est très précieux. Vous pouvez alors vérifier rapidement vos factures ou envoyer encore une facture.

✅Projets et heures
Si vous travaillez beaucoup par projet en tant qu'indépendant, il est indispensable de pouvoir suivre les heures par projet.

✅Module de stocks
Votre entreprise gère beaucoup de stocks ? Il est alors pratique de disposer d'un module de stocks. Attention : un système comptable n'a pas nécessairement vocation à gérer les stocks. Si vous avez par exemple un magasin équipé d'un système de caisse, il est plus logique d'y suivre vos stocks.

Coûts du système comptable
Les coûts des systèmes comptables varient et dépendent souvent du nombre et de la qualité des fonctionnalités. Il existe des systèmes comptables open source gratuits qui offrent un socle de fonctionnalités, mais aussi des systèmes comptables dotés de nombreuses fonctionnalités pour lesquels vous payez 80 euros par mois. Pour déterminer le prix à payer, nous recommandons les étapes suivantes :

1. Déterminez quelles fonctionnalités sont importantes pour votre entreprise et dressez une présélection de systèmes comptables qui y répondent.
2. Comparez la qualité des fonctionnalités des systèmes comptables de votre présélection.
3. Comparez enfin le prix de ces systèmes comptables.

Conclusion
Choisir le meilleur système comptable est donc assez difficile, car il faut tenir compte de nombreux éléments. De plus, une entreprise a souvent d'autres préférences personnelles qu'une autre. C'est pourquoi il est recommandé de commencer par tester soi-même un système comptable et/ou d'en demander une démo.