Pourquoi une signature électronique ?

Les avantages d'une signature électronique vous intéressent-ils ? Vous vous demandez à quoi peut servir une signature électronique ? Souhaitez-vous travailler plus efficacement grâce à une signature électronique ? Lisez alors cet article.

Dans cet article :

• Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
• Comment créer une signature électronique ?
• Une signature électronique est-elle juridiquement valable ?
• Quels sont les avantages et les inconvénients d'une signature électronique ?
• Quelles méthodes d'authentification existent pour une signature électronique ?
• Qu'est-ce qu'un document de preuve ?
• Quels sont les prix des logiciels de signature électronique ?
• Rechercher, comparer et sélectionner un logiciel de signature électronique

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique consiste à apposer une signature sous un document numérique. Il s'agit d'une variante électronique de la signature physique avec stylo et papier. Elle permet à vos clients, fournisseurs, employés et autres parties de signer facilement et rapidement vos documents, tels que :

• Devis
• Contrats
• Contrats
• Autorisations
• Pièces justificatives
• Courriers

L'apposition d'une signature physique demande beaucoup de temps et d'efforts par rapport à une signature électronique. L'apposition d'une signature physique avec deux signataires se déroule souvent de la façon suivante :

Étape 1 : Impression par le 1er signataire

Étape 2 : Signature par le 1er signataire

Étape 3 : Numérisation par le 1er signataire

Étape 4 : Envoi par le 1er signataire au 2e signataire

Étape 5 : Impression par le 2e signataire

Étape 6 : Signature par le 2e signataire

Étape 7 : Numérisation par le 2e signataire

Étape 8 : Envoi du 2e signataire au 1er signataire

Étape 9 : Archivage par les deux signataires

Processus de pose d'une signature manuscrite.

 

Les étapes ci-dessus vous seront probablement familières et sont en outre fastidieuses à réaliser. Bien sûr, les signataires peuvent aussi se donner rendez-vous en un lieu central. Mais cela prend généralement encore plus de temps.

À noter :

Le processus de signature électronique ci-dessus est un exemple avec deux signataires. Avec davantage de signataires, ce processus dure encore plus longtemps. Chaque signataire doit en effet suivre les mêmes étapes.

Comment créer une signature électronique ?

La création d'une signature électronique est très simple à l'aide d'un logiciel. L'apposition d'une signature électronique se déroule de la façon suivante :

Étape 1 : Téléversement du document dans le logiciel par le 1er signataire.

Étape 2 : Envoi par le 1er signataire. Le logiciel appose automatiquement une signature pour l'expéditeur. Vous pouvez en effet le configurer à l'avance.

Étape 3 : Signature par le 2e signataire au moyen de la méthode d'authentification.

Étape 4 : Archivage par les deux signataires.

Processus de pose d'une signature électronique.

 

Comme vous le voyez, ce processus est beaucoup plus rapide que la pose d'une signature manuscrite. Au lieu d'au moins 9 étapes, vous avez terminé en 4 étapes.

 

Une signature électronique est-elle juridiquement valable ?

En 2016, un nouveau règlement européen est entré en vigueur, qui prévoit qu'une signature électronique a les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. Une signature électronique donne donc lieu à un accord juridiquement valable et contraignant.

La signature électronique a donc la même valeur juridique qu'une signature sur papier. Elle est juridiquement valable et a force probante. Une signature électronique repose en effet sur un certificat qualifié, qui prouve que la signature est fiable. Le certificat associe l'identité du signataire à la signature électronique, et la signature au document.

 

Quels sont les avantages et les inconvénients d'une signature électronique ?

La signature électronique de documents présente plusieurs avantages importants qui permettent à votre entreprise de travailler plus efficacement :

+ Gain de temps
Le processus de signature est plus rapide, ce qui vous laisse davantage de temps pour d'autres tâches importantes. Un service RH, par exemple, peut très bien utiliser une signature électronique en faisant signer des contrats de travail à distance. Ou un service commercial peut faire signer un devis plus rapidement, afin que vous puissiez immédiatement démarrer la mission.

+ Suivi de l'avancement
Le logiciel envoie une notification lorsqu'un document a été consulté et lorsqu'un document a été signé. Il est ainsi facile de vérifier si le destinataire a bien reçu le message.

+ Plus de courrier postal
L'envoi de courrier postal n'est plus du tout nécessaire. En plus de faire gagner du temps et de l'argent à l'employeur et à l'employé, cela donne aussi à l'entreprise une image innovante.

– Aucun inconvénient

 

Quelles méthodes d'authentification existent pour une signature électronique ?

Lorsque vous faites signer un document, vous voulez être certain que la signature est apposée par la bonne personne. Pour cela, le signataire doit être identifié le mieux possible, afin que l'expéditeur sache qui a signé le document. Les méthodes d'authentification les plus courantes sont les suivantes :

E-mail : C'est la forme d'authentification la plus simple. L'expéditeur envoie le document au signataire et, si le document est signé, l'expéditeur peut raisonnablement supposer que le titulaire de l'adresse e-mail l'a fait. Cette forme d'authentification présente plusieurs inconvénients. Il est possible que plusieurs personnes aient accès au compte de messagerie. Il n'est pas non plus toujours possible de vérifier que l'adresse e-mail appartient bien à la bonne personne. De plus, un e-mail peut être transféré à quelqu'un d'autre et être signé via cette adresse e-mail.

SMS : Avec l'authentification par SMS, le signataire reçoit par SMS un code qu'il doit saisir lors de la signature électronique. Une authentification SMS supplémentaire rend la signature électronique bien plus fiable. De plus, il est plus probable que la bonne personne appose la signature, puisque cette personne doit, en plus de l'e-mail, avoir accès au téléphone pour pouvoir recevoir le code SMS.

iDIN : Avec iDIN, un signataire doit se connecter via sa banque pour s'identifier. La banque confirme ensuite l'identité du signataire. Comme le signataire s'est identifié via une banque, l'expéditeur sait avec certitude à qui il a affaire.

Les autres méthodes d'authentification sont : iDEAL, eHerkenning, une signature biométrique, l'adresse IP et DigiD.

Qu'est-ce qu'un document de preuve ?

Une fois qu'un document a été signé par toutes les parties, l'expéditeur reçoit par e-mail un document de preuve. Ce document de preuve contient des informations pertinentes sur la méthode d'authentification choisie et peut servir à démontrer après coup l'identité du signataire.

Astuce :

Les méthodes d'authentification varient selon le logiciel. Déterminez par vous-même quelle méthode d'authentification convient à votre entreprise. Avec la sélection de logiciels de SoftwareWatcher, vous choisissez ensuite à quelle méthode d'authentification le logiciel doit répondre.

Quels sont les prix des logiciels de signature électronique ?

Les prix des logiciels de signature électronique varient selon l'éditeur. Il peut s'agir d'un montant mensuel fixe ou d'un paiement par document signé. Les montants dépendent souvent de la taille de l'entreprise. Indiquer un seul prix par logiciel ne donne pas une image fiable des coûts réels, et la comparaison des prix peut donc s'avérer difficile. Examinez donc d'abord quel modèle économique convient le mieux à votre entreprise. Si vous signez peu de documents, il est probablement plus judicieux de payer par document signé. Si vous signez beaucoup de documents, un montant mensuel fixe est plus avantageux. SoftwareWatcher dispose de filtres qui vous permettent de comparer le modèle tarifaire et les écarts de prix entre les éditeurs de logiciels. Consultez pour cela le bouton jaune « Comparer les logiciels de signature électronique » en bas de cette page.

 

Rechercher, comparer et sélectionner un logiciel de signature électronique

Êtes-vous convaincu de la plus-value d'une signature électronique ? Vous vous demandez quel logiciel de signature électronique convient à votre entreprise ? Ou souhaitez-vous savoir si votre logiciel se connecte à un logiciel de signature électronique ? Comparez et sélectionnez ici un logiciel de signature électronique.

Vous souhaitez de l'aide pour sélectionner un logiciel de signature électronique ? Lancez alors l'outil de sélection de logiciels avec le bouton « Démarrer la sélection de logiciels » en haut et en bas de cette page, et sélectionnez le logiciel qui convient à votre entreprise.