Faire un devis : les étapes, ce qu'il doit contenir et un exemple détaillé

Faire un devis : la réponse courte

Un bon devis décrit précisément ce que vous livrez, ce que cela coûte et à quelles conditions. Vous le rédigez en six étapes : demandez ce que le client veut, choisissez un mode de tarification, décrivez le travail et ce qui n'est pas compris, présentez les prix HT et TTC, indiquez la durée de validité et le délai de paiement, puis envoyez-le en PDF ou via un logiciel de devis. Si votre client est un consommateur, des règles supplémentaires s'appliquent : le prix TTC incluant tous les frais fixes, et souvent un délai de rétractation de 14 jours. Vous trouverez ci-dessous ce qu'il faut écrire à chaque étape, avec un exemple détaillé. Ce sont les règles néerlandaises, telles que la Chambre de commerce (KVK), Ondernemersplein, l'autorité néerlandaise des consommateurs (ACM) et l'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) les décrivaient le 7 novembre 2026. La France, la Belgique et les autres pays ont leurs propres règles.

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est une proposition à un client potentiel : voici ce que je livre, à ce prix, à ces conditions. Ce n'est pas encore une commande. Selon la Chambre de commerce (KVK), un devis devient contraignant dès que le client l'accepte, par une signature, un e-mail ou une autre confirmation claire. À partir de ce moment, il existe un contrat et les engagements du devis s'appliquent. N'écrivez donc rien que vous ne pouvez pas tenir, et n'omettez rien qui pourrait donner lieu à une discussion plus tard.

Toute demande ne nécessite pas un devis détaillé. Si un client veut seulement connaître l'ordre de grandeur des coûts, une estimation de prix par e-mail suffit souvent. Vous faites un devis complet quand le client veut vraiment prendre une décision.

Faire un devis en six étapes

1. Cernez ce que le client veut

Interrogez-le sur l'objectif, le résultat attendu, le calendrier et le budget. Pour une identité visuelle : seulement un logo, ou aussi des cartes de visite et un site internet ? Pour une rénovation : quelles pièces, quels matériaux ? Mieux vous connaissez la demande, moins vous risquez de fixer un prix trop bas ou trop élevé. Si la mission ne correspond pas à votre planning ou à vos tarifs, mieux vaut ne pas envoyer de devis.

2. Choisissez un mode de tarification

Vous pouvez fixer vos prix de trois façons : un prix forfaitaire pour un résultat bien délimité, un taux horaire avec une estimation quand l'ampleur n'est pas connue à l'avance, ou un montant mensuel fixe pour un travail continu. Chaque mode demande d'autres engagements : avec un forfait, un périmètre clair et une règle pour les travaux supplémentaires ; avec des heures, une estimation et un moment où vous prévenez le client si vous allez la dépasser. Notre article exemple de devis propose trois modèles complets à télécharger, un par mode de tarification.

3. Décrivez le travail et ce qui n'est pas compris

Décrivez pour chaque partie ce que vous faites ou livrez, avec les quantités et un prix par partie. Le client voit ainsi où va l'argent et peut aussi ne choisir qu'une partie de la mission. Indiquez tout aussi clairement ce qui n'est pas compris dans le prix, comme les frais de déplacement, le matériel ou des séries de corrections supplémentaires. C'est sur ces points que portent la plupart des discussions après coup.

4. Présentez les prix

Indiquez le montant HT sur chaque ligne, additionnez-les, puis placez en dessous le montant de la TVA et le total TTC. Si vous travaillez pour des consommateurs, mettez le prix TTC en avant. La partie suivante explique quel taux de TVA utiliser.

5. Fixez les conditions

Indiquez jusqu'à quand le devis est valable, quand vous réalisez le travail, comment et quand le client paie, si vous demandez un acompte et quelles conditions générales s'appliquent. Ondernemersplein, le portail des entreprises du gouvernement néerlandais, conseille de joindre vos conditions générales, d'y faire référence dans le devis et dans votre message d'accompagnement, et de pouvoir prouver que le client les a reçues.

6. Envoyez le devis et relancez

Envoyez le devis en PDF, afin que la mise en page ne change pas et que personne ne puisse le modifier à votre insu, avec un court message personnel. Avec un logiciel de devis, vous envoyez un lien où le client consulte le devis et l'accepte en ligne. Sans nouvelles après une semaine, reprenez contact vous-même. Le client a ainsi l'occasion de poser ses questions, et vous apprenez pourquoi il hésite.

Que doit contenir un devis ?

Vous décidez vous-même de la présentation de votre devis. Ces informations doivent y figurer dans tous les cas ; la liste suit le plan par étapes d'Ondernemersplein, complété par les conseils de la KVK :

• Vos coordonnées d'entreprise : raison sociale, adresse, numéro d'inscription à la Chambre de commerce (KVK) et coordonnées de contact.
• Les coordonnées du client : nom, adresse et interlocuteur, ainsi qu'un numéro de bon de commande si le client en utilise un.
• Numéro et date du devis : pour que vous sachiez tous les deux de quelle version vous parlez.
• Description du travail : ce que vous livrez, en quelles parties, et ce qui n'est pas compris.
• Prix : par partie, avec le sous-total HT, le montant de la TVA et le total TTC.
• Durée de validité : une date jusqu'à laquelle les prix et conditions s'appliquent.
• Planning et livraison : quand vous commencez et quand ce sera terminé.
• Modalités de paiement : le délai de paiement et un éventuel acompte ou paiement échelonné.
• Conditions générales : une référence aux conditions que vous joignez.
• Comment le client accepte : par une signature, un e-mail ou un bouton dans votre logiciel de devis.

Prix et TVA dans votre devis

L'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) applique trois taux de TVA. Le taux normal est de 21 % et s'applique à tout ce qui n'est pas exonéré et ne relève pas d'un autre taux. Le taux réduit de 9 % s'applique notamment aux denrées alimentaires et à certains services. Le taux de 0 % peut s'appliquer quand vous faites des affaires avec l'étranger. Pour les services exonérés, vous ne facturez pas de TVA. Si vous ne savez pas quel taux s'applique à votre produit ou service, consultez l'administration fiscale ou demandez à votre comptable.

Si vous participez au régime des petites entreprises (KOR), réservé aux entrepreneurs dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas €20 000 par an, vous ne pouvez pas facturer de TVA. Votre devis ne mentionne alors que des montants sans TVA.

Entre entreprises, il est d'usage d'indiquer les prix HT, avec le montant de la TVA et le total en dessous. Un client professionnel déduit généralement la TVA et compare donc les montants hors taxes.

Règles supplémentaires quand votre client est un consommateur

Si vous faites un devis pour un particulier, des règles s'appliquent qui ne valent pas entre entreprises :

• Prix TTC et frais fixes compris : selon l'autorité néerlandaise des consommateurs (ACM), vous indiquez le prix pour les consommateurs en euros, TVA comprise et en incluant tous les frais que le client ne peut pas choisir, comme les frais de déplacement, les frais administratifs et les frais de devis. Si ces frais ne sont pas inclus, le consommateur peut refuser de les payer. Les options que le client choisit lui-même sont indiquées à part.
• Délai de rétractation : si un consommateur accepte votre devis en ligne, par e-mail, par téléphone ou chez lui (à partir de €50), il dispose généralement, selon l'ACM, d'un délai de rétractation de 14 jours. Pour un service, il court jusqu'à 14 jours après la confirmation du contrat inclus. L'ACM donne elle-même l'exemple d'un devis de rénovation confirmé le 8 janvier : le délai de rétractation prend fin après le 22 janvier. Vous devez informer le consommateur du délai de rétractation à l'avance ; sinon, il est prolongé d'un an. Il existe des exceptions, comme les produits sur mesure et les interventions d'urgence à domicile.
• Acompte : si vous vendez un produit à un consommateur, vous pouvez, selon Ondernemersplein, demander au maximum 50 % du montant à titre d'acompte. Entre entreprises, il n'y a pas de maximum.

Quel délai de paiement convenir ?

Entre entreprises, le délai de paiement est de 30 jours si vous ne convenez de rien, et de 60 jours au maximum si vous en convenez un. Les grandes entreprises doivent payer les PME et les indépendants sous 30 jours. Pour les consommateurs, vous fixez vous-même un délai raisonnable. C'est ce qu'indique Ondernemersplein. Mentionnez le délai dans votre devis et dans vos conditions générales ; vous pouvez tout à fait convenir d'un délai plus court, par exemple 14 jours.

Un exemple détaillé

Une entreprise d'installation fictive fait un devis pour un client professionnel qui veut remplacer l'éclairage d'un bureau. Le travail comprend du matériel, de la main-d'œuvre et deux postes fixes. Tous les montants sont fictifs ; le taux de TVA de 21 % est une hypothèse pour cet exemple.

En-tête du devis : Lichtwerk Installaties B.V., numéro KVK et adresse, à l'attention de Mme J. van Dijk, Van Dijk Advies. Devis numéro OFF-2026-0418, date du devis 9 novembre 2026, valable jusqu'au 9 décembre 2026 inclus.

Description : remplacement de l'éclairage du premier étage par 24 panneaux LED, y compris le démontage et l'évacuation des anciens luminaires. Non compris : les réparations du plafond et le déplacement des interrupteurs.

Planning : réalisation en semaine 49 si le devis est signé au plus tard le 25 novembre.

Paiement : 50 % à l'acceptation (€1 398,50 HT) et 50 % après la réception des travaux, chaque fois sous 14 jours après la date de facture. Nous n'effectuons de travaux supplémentaires qu'après accord écrit, à €62,50 de l'heure HT.

Conditions et acceptation : nos conditions générales s'appliquent à ce devis ; elles sont jointes. Vous acceptez en signant le devis ou en le confirmant par e-mail.

Si le client était un consommateur, le devis commencerait par le total de €3 384,37 TTC, frais de déplacement compris, accompagné de l'explication sur le délai de rétractation. Un acompte de la moitié reste alors dans la limite de 50 %.

Faire un devis dans Word, Excel ou avec un logiciel de devis ?

Il existe en gros trois façons de faire un devis. Laquelle vous convient dépend surtout du nombre de devis que vous faites et de la fréquence à laquelle vous réutilisez les mêmes éléments.

Module de devis dans un logiciel existant. Des logiciels de comptabilité comme e-Boekhouden.nl et Rompslomp font des devis en plus des factures. Si vous travaillez avec des projets et des heures, le devis fait souvent partie de votre logiciel de gestion, comme chez Gripp ou, pour les entreprises d'installation et de service, Flixer Pro. Vérifiez d'abord ce que votre logiciel actuel sait déjà faire avant d'acheter quelque chose de nouveau.

Logiciel de devis dédié. Avec Offorte, Offery, Offri et Proferto, vous composez vos devis à partir de blocs fixes, vous les envoyez sous forme de page en ligne et le client signe numériquement. Avec Proferto, le client peut aussi choisir lui-même entre des options. À titre indicatif : le 7 novembre 2026, Offorte coûtait €20 par mois pour un utilisateur, ou €12,50 par mois avec un abonnement annuel, HT (tarifs Offorte).

Produits que vous configurez. Si vous vendez des machines ou d'autres produits conçus différemment pour chaque client, regardez du côté des logiciels CPQ comme Sofon ou Elfsquad. Ils calculent le prix pendant que le commercial configure le produit, et en font le devis.

Vous comparez tous les logiciels sur notre page consacrée aux logiciels de devis. Si vous voulez faire rédiger le texte de vos devis par un assistant IA, lisez d'abord créer des devis avec l'IA : les textes vont vite, mais vous devez vérifier vous-même les prix et les engagements.

Questions fréquentes sur la rédaction d'un devis

Que doit contenir un devis au minimum ?

Vos coordonnées et celles du client, un numéro et une date de devis, une description du travail, le prix HT et TTC, la durée de validité, les modalités de paiement et une référence à vos conditions générales.

Un devis est-il contraignant ?

Oui, dès que le client l'accepte. Cela peut se faire par une signature, un e-mail ou une autre confirmation claire. À partir de ce moment, les engagements du devis s'appliquent à vous deux.

Combien de temps un devis est-il valable ?

Il n'y a pas de durée fixe ; vous la choisissez vous-même, par exemple 30 jours. Indiquez toujours une date précise dans le devis, pour qu'il soit clair jusqu'à quand votre prix et vos conditions s'appliquent.

Faut-il indiquer les prix HT ou TTC dans un devis ?

Pour les clients professionnels, HT, avec le montant de la TVA et le total en dessous. Pour les consommateurs, le prix doit être TTC et inclure tous les frais annexes fixes. Si vous participez au KOR, vous ne facturez pas de TVA.

Puis-je faire un devis dans Word ?

Oui. Pour quelques devis par mois, un modèle dans Word ou Excel suffit ; vous pouvez partir de nos trois modèles de devis. Si vous faites beaucoup de devis ou voulez voir quand le client les ouvre, un logiciel de devis vous fait gagner du temps.