Suivi du temps dans Excel ou dans une application : comparez la simplicité, le contrôle et les coûts

Télécharger le modèle Excel gratuit pour le suivi du temps

Pour ceux qui veulent démarrer rapidement le suivi du temps sans souscrire tout de suite un abonnement logiciel, nous mettons à disposition une feuille de calcul claire. Vous pouvez télécharger directement notre modèle Excel de suivi du temps (.xlsx). Ce fichier est conçu pour enregistrer les heures travaillées par jour et par projet et comprend les colonnes fixes suivantes :

• Date : le jour calendaire auquel les travaux ont été réalisés.
• Client : le nom du donneur d'ordre.
• Projet : la mission ou la description de tâche précise.
• Heure de début : l'heure à laquelle les travaux commencent (saisie en notation sur 24 heures).
• Heure de fin : l'heure à laquelle le travail se termine.
• Pause (heures) : le temps de repos non facturable, saisi sous forme de nombre décimal (par exemple 0,5 pour 30 minutes).
• Facturable : l'indication précisant si l'heure travaillée peut être facturée au client (oui ou non).
• Heures travaillées : le nombre net d'heures, calculé par une formule comme (Eindtijd - Starttijd) × 24 - Pauze.
• Taux horaire : le taux horaire convenu, hors TVA, pour cette mission précise.
• Montant de la ligne : le montant total de cette ligne, calculé par une formule comme Gewerkte uren * Uurtarief lorsque la ligne est marquée comme facturable.

Notre modèle de base effectue ces calculs automatiquement, mais comporte plusieurs limites techniques bien définies :

• Le modèle ne calcule que les services qui tombent dans la même journée civile. Répartissez le travail qui passe minuit sur des jours distincts ; le modèle ne gère pas les services de nuit.
• Les lignes de saisie vides restent vides. Les formules n'affichent des résultats que lorsque les heures de début et de fin sont correctement renseignées, ce qui garde votre feuille de calcul lisible.
• Aucune piste d'audit automatisée ni protection des cellules par rôle n'est intégrée à la feuille de calcul. Les données peuvent être écrasées par toute personne disposant de droits de modification.
• Vous saisissez manuellement les noms de clients et les tarifs. Seul le champ Facturable dispose d'une liste déroulante. Il n'y a pas de synchronisation directe avec une comptabilité clients ni avec un logiciel de comptabilité.

Si vous cherchez d'autres mises en page standard de Microsoft lui-même, vous trouverez des configurations de base comparables via les modèles Microsoft Excel de suivi du temps. Alors qu'une feuille de calcul fait surtout office de tableur tenu manuellement, un logiciel spécialisé prend en charge le workflow administratif au sens large.

Comparaison : saisie hebdomadaire dans un tableur ou dans une application de suivi du temps

Pour voir ce que la différence signifie au quotidien, nous examinons une semaine de travail type d'un prestataire de services aux entreprises. Nous comparons les performances de notre modèle Excel avec les possibilités offertes par les applications modernes de suivi du temps sur cinq volets administratifs importants.

1. Enregistrer les pauses et les arrondis

Dans une feuille de calcul, vous saisissez les pauses manuellement sous forme de nombre décimal. Une pause de 45 minutes doit par exemple être notée 0,75 heure. Celui qui saisit 0,45 par erreur calcule une pause trop courte et facture involontairement trop de temps. De nombreuses applications de suivi du temps résolvent ce problème grâce à des chronomètres démarrer/arrêter intégrés, des boutons de pause ou des règles d'arrondi prédéfinies, comme l'arrondi automatique par tranches de 5 ou 15 minutes.

2. Corrections et traçabilité

Si vous modifiez après coup une heure de début dans notre modèle de base, cette saisie écrase immédiatement la valeur précédente. Dans une feuille de calcul standard, vous ne voyez ni qui a fait la modification ni quel était l'état d'origine. Un logiciel de suivi du temps spécialisé peut conserver un historique des modifications. De plus, les administrateurs peuvent verrouiller des périodes après validation, de sorte que les employés ne puissent pas modifier à la légère des semaines clôturées.

3. Plusieurs projets et gestion des tarifs

Si vous travaillez pour plusieurs clients avec des accords différents, vous devez chercher vous-même dans une feuille de calcul quel tarif s'applique. Si un tarif change chaque trimestre, vous devez veiller à ce que les enregistrements antérieurs ne changent pas par erreur. Les logiciels de suivi du temps conservent souvent les tarifs dans une table de données centrale liée aux projets, aux rôles ou à des collaborateurs précis, avec un historique automatique des tarifs.

4. Processus de validation au sein d'une équipe

Notre modèle Excel ne comporte aucun circuit de validation. Le contrôle au sein d'une équipe passe par une communication dispersée, comme l'e-mail ou une concertation orale. Dans une application professionnelle de suivi du temps, un collaborateur soumet numériquement sa feuille de temps hebdomadaire à la fin de la semaine. Le chef de projet ou le responsable d'équipe reçoit une notification pour valider les heures ou les renvoyer avec une explication.

5. Transmission à la facturation

À la fin du mois, vous filtrez et totalisez les heures facturables. Vous pouvez les reprendre ou utiliser un import CSV si votre logiciel de facturation le prend en charge. Avec des dizaines de lignes de projet, cela prend du temps et des erreurs de reprise peuvent apparaître. De nombreuses applications de suivi du temps peuvent exporter les lignes d'heures sous forme de fichier CSV ou les transmettre directement, via une intégration, vers des factures brouillon dans la comptabilité.

Critères de sélection : modèle Excel ou logiciel de suivi du temps

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des caractéristiques fonctionnelles. Cet aperçu sert de liste de contrôle des fonctions possibles que vous pouvez vérifier auprès des éditeurs de logiciels lors d'une démonstration ou d'une période d'essai.

Coûts et temps passé : un exemple de calcul fictif et neutre

Un tableur paraît gratuit lorsque des logiciels de bureautique sont déjà présents dans votre organisation. En contrepartie, le contrôle et la transmission manuels demandent du temps de travail aux employés et à l'administration. Nous le rendons visible avec un exemple de calcul fictif et neutre, sans lien avec les prix d'un fournisseur précis.

Supposons qu'un cabinet de conseil de quatre collaborateurs travaille chaque semaine sur des missions pour des tiers. Le fonctionnement administratif se déroule comme suit :

• Demander chaque semaine des feuilles de calcul, contrôler les pauses et corriger les erreurs de saisie coûte en moyenne 2 heures par semaine au service administratif.
• À la fin du mois, filtrer les lignes facturables et les saisir manuellement dans les factures de vente prend encore en moyenne 2 heures par semaine.
• Sur une année de travail de 46 semaines ouvrées, le processus manuel de ce scénario fictif demande 184 heures. Avec un coût salarial interne de 40 € par heure, cela représente une valeur de temps interne annuelle de 7.360 €.

Si cette même entreprise fictive utilise une application de suivi du temps avec un abonnement de, par exemple, 8 € par utilisateur et par mois, les coûts de licence directs pour quatre utilisateurs s'élèvent à 384 € par an hors TVA. Si le contrôle et la validation hebdomadaires dans le logiciel demandent encore 30 minutes par semaine (23 heures par an à 40 € = 920 €), les coûts annuels totaux du processus s'élèvent à environ 1.304 €.

Cet exemple de calcul fictif montre que passer à un logiciel ne se résume pas aux coûts de licence, mais vise surtout à réduire le travail de contrôle manuel répétitif. Le résultat réel varie selon l'organisation et dépend de vos processus internes et de vos taux horaires.

Guide de sélection : quand Excel suffit-il et quand faut-il changer ?

Le choix entre une feuille de calcul et un logiciel dépend de l'ampleur de votre activité et de la façon dont vous facturez vos heures à vos clients.

Quand une feuille de calcul suffit amplement

Pour un entrepreneur indépendant qui suit ses heures pour un nombre limité de clients et travaille à un seul tarif fixe, notre modèle Excel est souvent largement suffisant. Vous avez une vue immédiate, vous n'avez pas d'abonnement à gérer et vous pouvez établir un détail simple à joindre à votre facture. Le fichier ne constitue pas une attestation que vous satisfaites aux exigences fiscales en matière de preuve.

Quand une application de suivi du temps de base devient plus pratique

Dès que vous travaillez avec plusieurs collègues, que des membres de l'équipe veulent saisir leur temps en déplacement via leur smartphone ou que vous passez des accords sur différents projets, un fichier isolé atteint vite ses limites. Une application de suivi du temps évite que les fichiers se mélangent et garantit que chacun enregistre ses heures de la même manière.

Quand un logiciel de projet intégré est utile

Travaillez-vous avec des budgets de projet, des prix forfaitaires avec travaux supplémentaires en régie, ou souhaitez-vous piloter la productivité des équipes ? Alors une administration de projet intégrée est la solution. Vous voyez en temps réel quel budget il reste et transformez les heures approuvées en factures sans étape intermédiaire.

Découvrir les options logicielles pour le suivi du temps

L'offre de logiciels d'entreprise comprend différentes solutions. Dans notre aperçu des logiciels de suivi du temps, vous trouverez divers éditeurs classés par fonctionnalité :

• Si vous cherchez un système clair axé sur le suivi du temps et l'affectation aux projets, consultez le profil de Project Hours pour sa saisie pratique et ses options d'export.
• Si, en plus du suivi du temps, vous souhaitez gérer les demandes de congés, les jours fériés et les absences dans un seul système, Timebutler peut servir de vue d'ensemble centrale du personnel.
• Pour les agences qui souhaitent réunir tout le parcours, du devis et de la planification jusqu'à la justification des heures et à la facturation, Gripp propose une plateforme complète de gestion de projet.
• Les prestataires de services aux entreprises avec des structures tarifaires complexes et un besoin de rapports de projet modulaires peuvent se pencher sur Vertec pour une gestion approfondie des heures et de la facturabilité.

Demandez au préalable une version d'essai ou une démonstration aux éditeurs de logiciels. Vous vérifiez ainsi à l'avance que la saisie sur mobile est fluide et que les possibilités d'export s'accordent avec votre processus de facturation.

Vérifiez la première ligne

Le téléchargement contient une journée de travail fictive de 09:00 à 17:00 avec 0,5 heure de pause. Cela fait 7,5 heures. Avec Facturable = Oui et un tarif de 90 €, cela donne 675 € hors TVA. Si vous choisissez Non, le temps travaillé reste affiché et le montant facturable passe à zéro. Les formules sont préparées jusqu'à la ligne 25 incluse. Pour des lignes supplémentaires, copiez à la fois la formule des heures et la formule du montant.