Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité en ligne ?

Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vous automatisez la comptabilité en tenant et justifiant numériquement tous les achats, mouvements bancaires et ventes. Aujourd'hui, les logiciels de comptabilité en ligne offrent bien plus de fonctionnalités différentes que les seules fonctions de gestion financière. Nous présentons ci-dessous quelques fonctionnalités importantes souvent proposées par les logiciels de comptabilité :

✅Connexion bancaire automatique

Le logiciel de comptabilité permet d'importer automatiquement chaque jour les relevés bancaires. Vous n'avez ainsi pas besoin de télécharger et d'importer manuellement les relevés bancaires. Attention : tous les logiciels de comptabilité ne proposent pas une connexion automatique avec toutes les banques.

✅Numérisation et reconnaissance des tickets et des factures

Un logiciel de numérisation et de reconnaissance vous accompagne dans l'ensemble du processus de traitement numérique des factures d'achat, des factures de vente, des tickets de caisse et d'autres documents. Il fait souvent partie d'un logiciel de comptabilité, mais dans la pratique, on voit aussi souvent qu'un logiciel de comptabilité peut se connecter à un logiciel de numérisation et de reconnaissance. Ce logiciel est souvent bien plus riche en fonctionnalités qu'un module de numérisation et de reconnaissance intégré au logiciel de comptabilité lui-même. Si votre entreprise traite beaucoup de tickets et de factures, il est conseillé d'acquérir un système de numérisation et de reconnaissance distinct.

✅Propositions d'écritures automatiques

Comme indiqué, les documents et/ou les factures sont reconnus automatiquement. Le logiciel de numérisation et de reconnaissance lit automatiquement les données pertinentes d'une facture. Pour une facture d'achat, il reconnaît par exemple le numéro de facture, le fournisseur et le montant total TVA comprise et hors TVA. Sur cette base, une proposition d'écriture est faite automatiquement, afin que la facture soit correctement traitée dans la comptabilité.

✅Déclaration de TVA et connexion avec l'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst)

La déclaration de TVA est un élément important de la comptabilité. Le logiciel de comptabilité suit automatiquement le montant de TVA que vous allez recevoir ou devoir payer. Le logiciel prépare ensuite automatiquement la déclaration pour vous, et vous pouvez l'envoyer directement à l'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst).

✅Archive numérique

Selon la loi, un entrepreneur est tenu de conserver toutes les factures et tous les tickets. Et cela pendant 7 ans. Un logiciel de comptabilité sans archive numérique n'est donc pas recommandé. Dans le logiciel de comptabilité ou le système de numérisation et de reconnaissance, les factures et les tickets sont enregistrés automatiquement. Vous pouvez ainsi retrouver facilement et rapidement vos factures.

Outre les fonctionnalités comptables « indispensables » générales, il existe aussi un certain nombre de fonctionnalités spécifiques qui sont nécessaires pour une entreprise et sans importance pour une autre.

✅Module de facturation

Un module de facturation est indispensable si vous devez envoyer des factures à des clients. Avec un module de facturation, vous pouvez envoyer des factures directement depuis le logiciel de comptabilité. Toutes les exigences légales auxquelles une facture doit satisfaire sont prises en compte et vous pouvez souvent adapter vous-même la mise en page.

✅Facturation périodique

Votre entreprise facture-t-elle beaucoup de manière périodique ? Cette fonction est alors une aubaine. Vous préparez une seule fois une facture pour une période donnée et le logiciel fait le reste pour vous.

✅Paiements en ligne

Votre entreprise facture-t-elle beaucoup de particuliers ? Il est alors judicieux d'envoyer au client une facture comportant un lien de paiement, par exemple un bouton iDEAL. En pratique, ces factures sont réglées bien plus vite qu'une facture sans lien de paiement.

✅Fichier de paiement

Virez-vous vos factures une par une via la banque ? Cela peut prendre beaucoup de temps et être source de frustration. Un fichier de paiement automatique est alors une bonne solution. Le logiciel de comptabilité crée un fichier de paiement que vous pouvez importer dans la banque. Vous pouvez ensuite payer plusieurs factures en une seule fois.

✅Module de devis

On voit encore beaucoup d'entreprises établir leurs devis dans Word et Excel. Cela prend beaucoup de temps et est source d'erreurs. Beaucoup de logiciels de comptabilité comportent un module de devis. Vous pouvez ainsi créer et envoyer des devis directement depuis le logiciel de comptabilité.

Vous voulez vraiment faire impression avec vos devis ? Un logiciel de devis spécialisé en la matière est alors fait pour vous. Lisez aussi l'article : Établir des devis avec un logiciel

✅Faire approuver les devis numériquement

Faire approuver un devis est souvent un processus fastidieux. Le client doit imprimer le devis, le signer, le numériser et le renvoyer. Avec cette fonction, un client peut accepter le devis en ligne, rapidement et simplement, de sorte que vous disposez toujours d'un devis signé pour votre mission.

✅Module CRM

Avez-vous beaucoup de clients ? Un module CRM est alors un « must have ». Dans beaucoup de logiciels de comptabilité, il est souvent présent sous une forme limitée. Vous voulez vraiment un système CRM complet ? Voyez ci-dessous les meilleurs systèmes CRM ;

✅Relances de paiement et recouvrement

Malheureusement, les clients ne paient parfois pas à temps, voire pas du tout. C'est désagréable et cela demande beaucoup de temps et d'efforts. Avec cette fonction, il est facile de relancer automatiquement les clients et de lancer une procédure de recouvrement.

✅Suivi kilométrique

Si, en tant qu'indépendant, vous parcourez beaucoup de kilomètres, comme par exemple les peintres, les ouvriers du bâtiment et les consultants, un module de suivi des trajets est indispensable. Il est pratique de pouvoir enregistrer facilement et rapidement les trajets effectués et même de les refacturer au client.

✅Adapté aux mobiles et/ou application mobile

Si vous êtes souvent en déplacement, un logiciel de comptabilité adapté au mobile ou une application mobile est très précieux. Vérifier rapidement vos factures ou envoyer encore une facture est alors possible.

✅Projets et heures

Si vous travaillez beaucoup par projet en tant qu'indépendant, il est indispensable de pouvoir suivre les heures par projet.

✅Module de stock

Votre entreprise a-t-elle beaucoup de stock ? Il est alors pratique de disposer d'un module de stocks. Attention : un logiciel de comptabilité n'a pas forcément vocation à gérer les stocks. Si vous avez par exemple un magasin équipé d'un système de caisse, il est plus logique d'y suivre vos stocks.

 

Rechercher, comparer et sélectionner un logiciel

Vous êtes convaincu de la valeur ajoutée d'un logiciel de comptabilité ? Vous voulez savoir quel logiciel convient à votre entreprise ? Ou vous souhaitez connecter des logiciels pour numériser davantage votre entreprise ? Cliquez alors sur le bouton « Comparer les logiciels de comptabilité » ci-dessous et comparez tous les logiciels de comptabilité.

Souhaitez-vous de l'aide pour trouver un système logiciel adapté ? Lancez alors l'outil de sélection de logiciels avec le bouton « démarrer la sélection de logiciels » ci-dessous, sélectionnez les fonctionnalités de comptabilité pertinentes pour votre entreprise et trouvez le logiciel qui lui convient.

Si vous n'arrivez toujours pas à vous décider, demandez un entretien gratuit de conseil logiciel et nous vous aiderons à trouver le bon logiciel d'entreprise pour votre société.

À lire aussi :

• Changer de logiciel de comptabilité
• Le meilleur logiciel de comptabilité pour les indépendants