AFAS traitement des factures
Traiter les factures dans AFAS : Scan & Herken intégré, Whitevision ou Zenvoices ?
Vous hésitez entre AFAS Scan & Herken, Whitevision ou Zenvoices ? Comparez la reconnaissance des en-têtes, la répartition des lignes, le rapprochement des commandes et la validation pour votre comptabilité fournisseurs.
La reconnaissance de factures intégrée d'AFAS Profit suffit-elle, ou avez-vous besoin d'un logiciel supplémentaire ? Comparez Scan & Herken, Whitevision et Zenvoices selon le type de document, les lignes, le rapprochement et l'approbation. Avec trois tâches fictives pour une démonstration.
Commencez par le type de factures que vous traitez
Une facture avec un seul montant de frais n'a pas les mêmes exigences qu'une livraison de vingt lignes d'articles, trois centres de coûts et une réception partielle. Ne comptez donc pas seulement le nombre de documents. Regardez où les collaborateurs ventilent des données, recherchent un écart ou attendent une validation.
Pour AFAS Profit, vous pouvez comparer la fonction intégrée Scan & Herken avec un logiciel de traitement des factures complémentaire. Nous comparons ci-dessous les principes documentés d'AFAS, de Whitevision et de Zenvoices. Les tâches d'exemple sont rédigées par nos soins ; elles ne sont pas le résultat d'un test de produit.
Que dit la documentation du produit ?
AFAS Scan & Herken : reconnaissance au niveau de l'en-tête
AFAS indique sur la page consacrée à Scan & Herken que la reconnaissance PDF intégrée de Profit fonctionne sur l'en-tête de la facture, et non sur les lignes. La fonction est un complément gratuit, soumis à un usage raisonnable (fair use) pour sa propre entreprise. L'activation et la configuration restent nécessaires.
Faites la distinction entre la reconnaissance de PDF et le traitement des factures électroniques structurées. AFAS décrit aussi un rapprochement automatique lorsqu'un fournisseur transmet de l'UBL avec les lignes, via le traitement des lignes de facture électronique. Comparer uniquement la reconnaissance de l'en-tête avec toutes les possibilités d'une solution externe présenterait de façon trop limitée la fonctionnalité existante d'AFAS.
Whitevision : lignes et factures de commande
Sur la page consacrée à la connexion avec AFAS, Whitevision décrit notamment le traitement au niveau des lignes, la ventilation par centres de coûts et porteurs de coûts, et le rapprochement avec les commandes d'achat et les livraisons. Demandez quelle édition et quel paramétrage de Whitevision sont nécessaires pour cela.
Cela fait de la solution un candidat lorsque vous devez ventiler de nombreuses lignes ou contrôler des factures de commande. Cela ne prouve pas encore comment vos documents atypiques seront traités. Utilisez pour cela un jeu représentatif et faites aussi traiter les exceptions.
Zenvoices : Profit et une connexion SB en bêta
La documentation sur Zenvoices avec AFAS Profit décrit la reconnaissance des lignes, l'autorisation et le rapprochement à trois (three-way matching) : comparer les factures aux commandes et aux réceptions. La page distincte d'AFAS SB indique que l'intégration est encore en bêta à notre date de vérification. Traitez donc la disponibilité pour SB comme un point de sélection distinct.
Pour chaque connexion, demandez quelles fonctions prend en charge l'abonnement que vous avez choisi et qui assure le paramétrage. Une connexion avec deux produits AFAS ne signifie pas que les possibilités sont identiques dans les deux.
Une comparaison avec trois factures de démonstration
Pour les tâches ci-dessous, créez des factures fictives dans un environnement de test. Convenez à l'avance de l'écriture attendue avec le service administratif. Les montants s'entendent avant éventuelle TVA ; les exemples portent sur la ventilation et le rapprochement.
| Exemple | Contrôle attendu | Ce que vous faites démontrer |
|---|---|---|
| Un abonnement de 300 € avec un seul centre de coûts | Le fournisseur, la date, le numéro et le montant sont corrects | Importer, contrôler, approuver et retrouver dans AFAS |
| Deux lignes de €200 et de €100 pour différentes équipes | Les deux lignes restent reconnaissables ; total 300 € | Répartir sur deux centres de coûts et corriger une mauvaise répartition |
| Commande de 60 unités à 10 € ; réception 50 ; facture 60 | L'écart de 10 unités et de €100 devient visible | Faire examiner un écart sans présumer de la livraison complète |
Soumettez ensuite la première facture une seconde fois sous un autre nom de fichier. Regardez si un doublon éventuel est signalé. Émettez ensuite un avoir sur la troisième facture. Vérifiez qu'il peut être rattaché à l'écriture d'origine et que l'engagement restant reste compréhensible.
Pour la facture de commande, comparez aussi un PDF avec une version UBL structurée. Un progiciel supplémentaire peut surtout apporter de la valeur pour un seul format de transmission. Demandez donc combien de vos fournisseurs peuvent déjà livrer l'autre format avant d'acquérir un logiciel supplémentaire.
Validation, exceptions et licences
Demandez à chaque candidat de montrer le même circuit d'approbation. Dans une entreprise fictive, le service administratif contrôle l'écriture et un responsable budgétaire évalue la livraison. Au-delà d'un seuil choisi en interne de €2.500, le responsable financier intervient également. Ce seuil est un exemple, pas une règle générale.
Testez ce qui se passe lorsque le responsable budgétaire est absent, qu'une facture est rejetée ou qu'un document change après approbation. Demandez où retrouver la pièce jointe d'origine, les remarques et les étapes précédentes. Vérifiez aussi si un blocage de paiement est maintenu tant qu'un écart reste ouvert.
Intégrez ensuite les utilisateurs dans le devis : qui travaille déjà dans AFAS, qui doit uniquement approuver et qui gère la connexion ? Demandez au fournisseur de détailler les droits et licences nécessaires. Un portail distinct ne devient un avantage financier que si le paramétrage complet et la gestion sont pris en compte.
Recevoir via Peppol n'est qu'une partie du processus
Zenvoices documente la réception de factures via Peppol. Pour chaque candidat, vérifiez comment la réception, l'enregistrement et la transmission vers AFAS sont organisés. Posez une question distincte sur l'envoi si vous en avez aussi besoin.
Un message structuré évite de devoir extraire les champs uniquement d'une image. Il peut malgré tout contenir un mauvais prix, une commande inconnue ou une facture en double. Utilisez les mêmes contrôles pour le contenu et la validation. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur les logiciels pour Peppol.
Quand un logiciel supplémentaire vaut-il la peine ?
Étudiez d'abord les fonctions Profit existantes si vous recevez surtout de simples factures PDF ou des documents UBL exploitables. Mettez Whitevision et Zenvoices sur la présélection si la ventilation des lignes, le rapprochement des commandes ou un autre circuit d'approbation représente beaucoup de travail. Pour SB, prenez explicitement en compte le statut bêta de la connexion avec Zenvoices.
Pendant un essai, mesurez le nombre de corrections et le temps nécessaire pour qu'une écriture soit prête. Convertissez ce résultat en volume mensuel pour votre entreprise et comparez l'économie avec les licences, le paramétrage et la gestion. Via les profils de Whitevision et de Zenvoices, vous pouvez passer à l'étape suivante auprès du fournisseur. Comparez d'abord les mêmes factures et faites consigner par écrit quelles fonctions sont réellement fournies.
