Qu'est-ce qu'un fichier d'audit ?

Que contient un fichier d'audit ?

L'Auditfile Financieel contient les données d'un exercice issues de votre comptabilité : les informations sur l'entreprise, le plan comptable avec tous les comptes du grand livre, les tiers (clients et fournisseurs), les journaux et toutes les écritures avec date, montant, libellé et code TVA. Le fichier porte l'extension .xaf et est rédigé en XML, si bien que tout logiciel de contrôle peut le lire.

Outre le fichier d'audit financier, il existe des fichiers d'audit pour d'autres parties de la comptabilité, comme la paie et les systèmes d'encaissement. La version 3.2 de l'Auditfile Financieel a longtemps été la version courante ; en 2024, une version de consultation de la version 4.0 a été publiée.

Quand avez-vous besoin d'un fichier d'audit ?

• Contrôle fiscal : lors d'un contrôle, l'administration fiscale peut demander un fichier d'audit. Vous recevez alors des instructions pour transmettre le fichier de façon sécurisée.
• Comptes annuels et audit : les experts-comptables importent le fichier d'audit pour analyser la comptabilité.
• Changer de logiciel : avec un fichier d'audit, vous emportez les écritures d'une année vers un autre logiciel de comptabilité capable d'importer le format XAF.

À quoi faut-il faire attention ?

Vous devez conserver votre comptabilité sept ans et, en cas de changement, pouvoir encore montrer ce que contenait votre ancien logiciel. Lorsque vous résiliez un logiciel de comptabilité, exportez donc les fichiers d'audit de toutes les années que vous devez encore conserver, et vérifiez que chaque fichier est complet.