Qu'est-ce qu'un système de caisse (POS) ?

Que comprend un système de caisse ?

• Logiciel de caisse sur une tablette, un écran de caisse ou dans le navigateur, avec vos produits, prix, remises et taux de TVA.
• Matériel comme un terminal de paiement, une imprimante de tickets, un lecteur de codes-barres et un tiroir-caisse.
• Paiements via un terminal de paiement ou un prestataire de paiement, relié à la caisse pour que le montant ne soit pas saisi deux fois.
• Rapports sur le chiffre d'affaires par jour, produit et employé, et souvent la gestion des stocks.

Les systèmes de caisse modernes sont souvent en SaaS : vous payez un abonnement et les données sont dans le cloud, ce qui vous permet de voir le chiffre d'affaires même hors de l'établissement.

Quelles règles s'appliquent aux données de caisse ?

Ce que votre caisse enregistre fait partie de votre comptabilité. Les exigences fiscales s'appliquent donc aussi à votre système de caisse, et vous conservez les données sept ans. L'administration fiscale néerlandaise a publié un guide pour un système d'encaissement fiable : toutes les transactions sont conservées en détail, les modifications et corrections restent visibles et une copie est conservée dans un autre lieu. Les données peuvent être fournies avec l'Auditfile Afrekensystemen (voir fichier d'audit).

À quoi faut-il faire attention ?

Choisissez un système de caisse adapté à votre secteur : la restauration a besoin de tables et de commandes transmises à la cuisine, le commerce de détail de gestion des stocks et d'une intégration avec la boutique en ligne. Renseignez-vous sur le coût par transaction du terminal de paiement, l'intégration avec votre comptabilité et la façon d'exporter vos données si vous changez.