Qu'est-ce qu'une caisse blanche (SCE) ?

Qui a besoin d'une caisse blanche ?

L'exploitant d'un établissement où l'on consomme des repas, et le traiteur qui fournit des services de restauration, dès que le chiffre d'affaires annuel des services de restaurant et de restauration dépasse 25 000 euros hors TVA. Cela vaut pour les restaurants, mais aussi pour les snack-bars, cafés et salons de thé où l'on mange, et pour une boulangerie ou une boucherie avec un coin de consommation. Un food truck est concerné si un espace de consommation aménagé est mis à disposition, ou s'il fournit des services de restauration pour un client ; ce que les clients emportent et mangent ailleurs ne compte pas.

Si vous ouvrez un nouvel établissement et prévoyez de dépasser le seuil, vous vous enregistrez au plus tard à la fin du deuxième mois suivant le début de l'activité, et vous utilisez la caisse blanche au plus tard à la fin du troisième mois.

Seuls les repas comptent pour ce seuil : les boissons non, même avec un repas, pas plus que les repas à emporter ou la vente de denrées alimentaires. Si vous n'avez jamais dépassé le seuil, une caisse blanche n'est pas obligatoire, mais vous remettez tout de même une note ou un reçu. Une fois le seuil dépassé, l'obligation demeure, même si le chiffre d'affaires baisse ensuite ; elle ne prend fin que lorsque vous cessez les services de restaurant ou de restauration. Il existe des exemptions, entre autres pour les repas portés sur la note d'hôtel et, sous conditions, pour un restaurant d'entreprise qui ne sert que son propre personnel pendant les heures de travail.

Ces règles s'appliquent en Belgique. Ce qui vaut aux Pays-Bas pour les données de caisse est expliqué sous système de caisse.

Comment fonctionne une caisse blanche ?

Au-delà du seuil, vous remettez un ticket de caisse TVA pour chaque vente de nourriture et de boissons, y compris les boissons et les repas à emporter. Une facture ne remplace jamais ce ticket. La caisse enregistre chaque opération et un module de données fiscales (FDM), la fameuse boîte noire, conserve les données. Avec une caisse blanche de première génération, une VAT Signing Card (VSC) distincte les signe. Vous conservez ces données aussi longtemps que le reste de votre comptabilité.

Si le système tombe en panne, vous rédigez des notes ou des reçus à partir d'un stock conservé dans l'établissement, et vous signalez le problème au service SCE du SPF Finances dans les sept jours calendrier.

Qu'est-ce qui change avec le SCE 2.0 ?

Depuis le 1 juillet 2026, le SCE 2.0 est obligatoire. La caisse et le module fiscal doivent pour cela être certifiés à nouveau, et les données sont transmises au SPF Finances presque en temps réel. Un nouvel établissement horeca opte directement pour le SCE 2.0. Qui possède déjà une caisse blanche passe au nouveau système selon la date d'achat de sa caisse actuelle :

• achetée avant le 1 janvier 2018 : au plus tard le 1 juillet 2027 ;
• achetée de 2018 à 2021 inclus : au plus tard le 1 juillet 2028 ;
• achetée à partir du 1 janvier 2022 : au plus tard le 1 janvier 2029.

Si vous avez plusieurs caisses, c'est la dernière achetée qui compte. Votre propre délai figure dans l'e-service du SCE, sous Mon profil. Comparez les systèmes de caisse pour la Belgique et demandez au fournisseur le certificat SCE 2.0.