PHOCUS Cloud

Le traitement et le versement des salaires dans le logiciel RH.

Avantages :

• Vous n'avez pas besoin d'un système distinct pour le traitement des salaires.
• Toutes les questions RH dans le même système.

Enregistrez et suivez les absences pour maladie avec le logiciel RH. Pensez à :

• La durée de l'absence
• Le motif de l'absence
• Éventuels certificats médicaux
• Rapports médicaux

C'est ainsi que les collaborateurs enregistrent les heures travaillées dans le logiciel RH

Avantages :

• Sachez combien de temps le personnel consacre au travail.

L'ESS (Employee Self Service) signifie que les salariés prennent eux-mêmes en charge certaines tâches opérationnelles avec le logiciel RH. Par exemple, demander un congé, signaler une absence, soumettre des notes de frais ou modifier des informations personnelles. Les collaborateurs le font via un portail en ligne personnel, souvent accessible aussi par une application. Vous déchargez ainsi le service RH d'une grande partie du travail administratif.

Une signature électronique consiste à apposer une signature sous un document numérique. C'est une variante électronique de la signature physique avec stylo et papier. Vous faites ainsi signer facilement et rapidement des contrats à vos salariés.

Vous voulez tout savoir sur l'apposition d'une signature électronique ? Consultez alors notre article Pourquoi une signature électronique.

Avec une application mobile (ou application ESS), le collaborateur gère lui-même certaines tâches RH opérationnelles avec le logiciel RH. Par exemple, demander un congé, signaler une absence, soumettre des notes de frais ou modifier des informations personnelles. Vous déchargez ainsi le service RH d'une grande partie du travail administratif.

Avec cette fonction, vous pouvez automatiser l'établissement et le suivi des contrats des collaborateurs. Vous avez toujours et partout une vue sur vos contrats et vous n'oubliez plus jamais de prolonger ou de mettre fin à un contrat à temps.

Avec un dossier du personnel numérique, il est possible de conserver en ligne, de manière sécurisée, toutes les informations utiles sur le personnel.

Obligation légale
Les employeurs sont responsables de la constitution et de la tenue du dossier du personnel de leurs collaborateurs. Les employeurs sont en outre légalement tenus de documenter certaines données relatives aux salariés.

Avantages
Le logiciel RH offre plusieurs avantages importants. Grâce à des options de recherche pratiques, il est par exemple possible de retrouver rapidement les bons contrats, fiches de paie, évaluations ou comptes rendus d'entretiens des collaborateurs. De plus, toutes les informations RH utiles sont toujours accessibles et consultables via le cloud (disponible en ligne).

Avec le MSS (manager self service), le manager peut régler lui-même, avec le logiciel RH, des questions RH pour ses collaborateurs. Il peut s'agir, par exemple, de l'approbation des congés et/ou de la gestion du dossier du personnel.

Avec une application MSS (manager self service), le manager peut régler lui-même, avec le logiciel RH et une application mobile, des questions RH pour ses collaborateurs. Il peut s'agir, par exemple, de l'approbation des congés et/ou de la gestion du dossier du personnel.

Exemples :

• Entreprises du bâtiment
• Entreprises de peinture
• Entreprises d'installation
• Entreprises d'isolation.

Exemples : ministères, wateringues (waterschappen), provinces, communes, l'UWV (agence néerlandaise d'assurance des salariés), la police et les organismes chargés d'une mission publique.

Lorsque vous faites signer un document, vous voulez être certain que la signature est apposée par la bonne personne. Pour cela, le signataire doit être identifié le mieux possible, afin que l'expéditeur sache qui a signé le document. Les méthodes d'authentification les plus courantes sont les suivantes :

• E-mail
• SMS

En 2016, un nouveau règlement européen est entré en vigueur, qui prévoit qu'une signature électronique a les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. Une signature électronique donne donc lieu à un accord juridiquement valable, qui a force obligatoire.

La signature électronique a donc la même valeur juridique qu'une signature sur papier. Elle est juridiquement valable et a force probante. Une signature électronique repose en effet sur un certificat qualifié, qui prouve que la signature est fiable. Le certificat associe l'identité du signataire à la signature électronique, et la signature au document.

La possibilité de signer plusieurs documents en une seule fois.

La possibilité de faire signer un document par plusieurs personnes.

La possibilité, après la signature électronique d'un contrat, d'envoyer également plusieurs pièces jointes.

Suivre l'avancement du processus de signature. Par exemple, voir si un contrat a été consulté ou recevoir une notification lorsqu'un contrat a été signé.

Tous les collaborateurs de votre organisation peuvent disposer de biens appartenant à l'entreprise. Pensez à une voiture de leasing, un ordinateur portable ou un téléphone. Selon le secteur, il peut aussi s'agir, par exemple, d'une caisse à outils ou d'une échelle.

Avantages :

• Visibilité sur qui dispose de quels biens de l'entreprise
• Gagner du temps grâce à un processus entièrement automatisé

Avec un rapport d'urgence, vous savez quelles personnes sont présentes sur le site de l'entreprise lors d'une situation ou d'une urgence.

Aperçu des rapports RH. Par exemple la pyramide des âges, le niveau de formation et la répartition par genre.

Avec un générateur de contrats de travail, il est possible de générer automatiquement des contrats de travail. À l'aide de champs à remplir, vous créez rapidement un contrat de travail sur mesure.

Les rapports PDP (rapports de plan de développement personnel, « POP » en néerlandais) sont des vues d'ensemble des collaborateurs concernant les objectifs, les compétences et le développement.

Définissez des modèles de profils de poste dans le logiciel RH. Vous disposez ainsi toujours des bonnes descriptions de poste des collaborateurs.

Le logiciel RH est disponible via le cloud. Cela signifie qu'il peut être utilisé via un navigateur web.

Une API (en toutes lettres : application programming interface) est une base sur laquelle des logiciels peuvent communiquer entre eux. Elle permet d'échanger automatiquement des données entre le logiciel RH et d'autres logiciels d'entreprise, par exemple avec un logiciel de comptabilité ou un logiciel de paie.

Le paiement d'un montant périodique récurrent pour le logiciel RH. Il est souvent mensuel, trimestriel ou annuel. Les éditeurs de logiciels accordent souvent une remise en cas de paiement annuel.

Lorsqu'un collaborateur peut prétendre à un échelon supérieur dans sa grille salariale, le système veille à ce que cette augmentation soit appliquée automatiquement.

L'éditeur de logiciels fait une démonstration/une présentation des possibilités du logiciel :

• l'éditeur du logiciel vous en fait une présentation et une explication (en ligne)
• Les démos de logiciels peuvent être demandées sans engagement
• C'est le meilleur moyen de savoir avec certitude si le logiciel convient à votre entreprise