Qu'est-ce qu'une GED ?

Que fait une GED ?

• Stockage centralisé avec des attributs fixes par document, comme le client, le projet, le type et la date, pour rechercher par attribut au lieu de parcourir des dossiers.
• Gestion des versions : chaque modification est conservée et vous voyez qui a modifié quoi et quand.
• Droits d'accès : décider par dossier ou document qui peut lire ou modifier.
• Workflows : faire approuver ou signer des documents, selon un circuit défini.
• Conservation et destruction : des durées de conservation par type de document et une alerte lorsqu'un document peut être supprimé.

Les documents papier sont numérisés, souvent avec reconnaissance de texte, pour que vous puissiez aussi rechercher dans leur contenu.

Quand avez-vous besoin d'une GED ?

Pour de nombreux bureaux, un stockage cloud partagé comme SharePoint ou Google Drive suffit. Une GED distincte devient rentable si vous travaillez avec des dossiers soumis à des règles : délais de conservation fixes, approbations que vous devez pouvoir prouver, ou intégration avec votre logiciel métier. Lisez SharePoint comme GED : quand faut-il un système distinct ?

À quoi faut-il faire attention ?

L'administration fiscale néerlandaise exige que vous conserviez votre comptabilité sept ans, et les données relatives aux biens immobiliers dix ans. D'autres lois prévoient leurs propres délais, par exemple pour les dossiers du personnel. Définissez le délai applicable à chaque type de document et choisissez un système qui supprime réellement les documents après ce délai. Avec une GED dans le cloud, vérifiez où sont stockées les données et comment les exporter si vous changez.