Qu'est-ce que l'OCR (numérisation et reconnaissance) ?
En bref
L'OCR (optical character recognition) est la reconnaissance de texte : le logiciel convertit un scan, une photo ou un PDF en texte lisible par un ordinateur. Avec la numérisation et reconnaissance, le logiciel extrait ensuite d'une facture des champs comme le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant et la TVA, pour vous éviter de les ressaisir.
Comment fonctionne la numérisation et reconnaissance ?
Une facture d'achat arrive en PDF, en photo ou sur papier. Le logiciel convertit d'abord l'image en texte (OCR) et y cherche les champs dont vous avez besoin : le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant et la TVA. Il propose ensuite une écriture, avec le compte du grand livre utilisé la dernière fois pour ce fournisseur. Vous ou un collègue vérifiez et validez.
Les logiciels diffèrent par ce qu'ils reconnaissent :
- Données d'en-tête : fournisseur, date, numéro, montant total et TVA. Cela suffit pour la plupart des factures de services.
- Lignes de facture : chaque article avec sa quantité et son prix, nécessaires si vous voulez rapprocher les factures des bons de commande et des réceptions.
De plus en plus de logiciels utilisent des modèles d'IA en plus de l'OCR classique, ce qui permet de mieux lire les mises en page inhabituelles. Une reconnaissance reste une proposition : un contrôle reste nécessaire.
OCR ou facture électronique ?
L'OCR est un détour : le fournisseur avait déjà les données dans son système, en a fait un PDF, et vous les en extrayez à nouveau. Avec une facture électronique en UBL, par exemple via Peppol, les données arrivent sans erreur. Demandez donc des factures électroniques aux fournisseurs qui le peuvent, et utilisez la numérisation et reconnaissance pour le reste.
À quoi faut-il faire attention ?
Faites le test avec vos propres factures, y compris quelques cas difficiles : plusieurs taux de TVA, un fournisseur étranger ou un scan de mauvaise qualité. Pour en savoir plus, lisez traitement automatique des factures : comment choisir un logiciel.
Quels logiciels peuvent aider ?
De nombreux logiciels de comptabilité reconnaissent eux-mêmes les données d'en-tête d'une facture. Les logiciels spécialisés de numérisation et reconnaissance reconnaissent aussi les lignes de facture et les rapprochent des bons de commande.
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Avec notamment Zenvoices, 4CEE (voorheen TradeInterop) et Blue10.