Logiciel de suivi du temps

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps ?

Un logiciel de suivi du temps est un outil numérique que des organisations ou des indépendants (zzp'ers) utilisent pour suivre le temps passé par projet, par client ou par activité. Cela peut se faire simplement via une application de suivi du temps dans laquelle vous pouvez enregistrer le nombre d'heures travaillées sur votre mobile. Ce logiciel simplifie le processus et réduit le risque d'erreurs par rapport à un suivi manuel de ces informations.

Suivi du temps du personnel

Avec un logiciel de suivi du temps, chaque membre du personnel peut facilement enregistrer ses heures, aussi bien depuis un ordinateur qu'avec une application mobile. C'est idéal pour les équipes qui travaillent à distance ou de manière flexible. Les responsables ont une vision directe du travail du personnel. Cela améliore ensuite le pilotage au sein de l'organisation.

Qu'est-ce qu'une bonne application de suivi du temps ?

Le choix d'une bonne application de suivi du temps dépend des besoins spécifiques de votre organisation. Déterminez d'abord quelles fonctions sont essentielles, comme la création de factures ou le pointage des employés. Vous trouverez ci-dessous les principales questions à se poser pour choisir une bonne application de suivi du temps :

Quels types d'heures souhaitez-vous suivre dans votre entreprise ?

Il peut s'agir par exemple du suivi des heures de :

• Personnel
• Projets
• Activités/tâches
• Clients
• Congés et absences pour maladie
• Absence
• Centre de coûts
• Machine

À noter : Tous les systèmes de suivi du temps ne permettent pas d'enregistrer l'ensemble des types d'heures ci-dessus.

Souhaitez-vous utiliser une pointeuse ?

De nombreuses entreprises utilisent une pointeuse. Vous pouvez choisir entre une pointeuse physique et une pointeuse en ligne.

Une pointeuse physique est un petit boîtier fixé sur un ou plusieurs sites. Le personnel peut ensuite pointer avec un téléphone mobile, un badge ou une carte bancaire.

Une pointeuse en ligne peut également être utilisée. Le personnel peut ainsi pointer lui-même, par exemple via une application mobile. Grâce à une restriction par adresse IP, les employés ne peuvent pointer que depuis un site déterminé. Il est aussi important de vérifier si le logiciel de suivi du temps permet de définir des heures limites.

Exemple :
Selon le planning, un employé doit commencer à 8:00, mais il pointe à 7:55. Le logiciel de suivi du temps veille à ce que le suivi du temps démarre à 8:00 et non à 7:55.

Souhaitez-vous aussi faire de la planification avec un logiciel de suivi du temps ?

Outre l'enregistrement des heures, de nombreux logiciels de suivi du temps proposent aussi un module de planning. Si vous utilisez déjà un système de planification, il est conseillé de connecter ces systèmes entre eux.

Souhaitez-vous contrôler puis valider les heures enregistrées ?

Dans la plupart des logiciels de suivi du temps, il est possible de contrôler et de valider facilement les heures. On parle souvent de « workflow de validation ». Vous pouvez le configurer pour que les heures soient contrôlées et validées par certains employés. Vous pouvez le définir par fonction ou le rattacher à une personne précise.

Exemple :
Dans une entreprise de restauration, le responsable contrôle toutes les heures effectuées par le personnel.

Avez-vous besoin d'une intégration avec un système de paie ?

Les heures servent souvent de base à l'établissement d'une fiche de paie. Notre conseil est de connecter le logiciel de suivi du temps à un système de paie. Cela évite beaucoup de ressaisies manuelles. Le risque d'erreurs est aussi beaucoup plus faible. C'est bien sûr très important lors de l'établissement d'une fiche de paie.

Les données que vous pouvez souvent connecter :

• Employés
• Contrats et salaires horaires
• Composantes de salaire et d'heures (heures majorées)

À noter : Votre entreprise fait-elle appel à un cabinet comptable ou à un prestataire de paie pour la gestion des salaires ? Il est alors conseillé de demander quel logiciel de paie il utilise. Vous pourrez ensuite en tenir compte lors du choix du logiciel de suivi du temps.

La connexion d'un logiciel de suivi du temps à un autre système logiciel peut se faire via une API. API signifie « Application Programming Interface » et permet à deux applications différentes de communiquer entre elles et de s'accorder mutuellement l'accès à des informations.

Souhaitez-vous que les employés gèrent eux-mêmes les démarches RH ?

Certains systèmes de suivi du temps permettent aux employés de gérer eux-mêmes certaines démarches RH. Il peut s'agir par exemple de :

• La demande de fiches de paie
• Demande de congé
• La consultation des heures de congés
• La consultation des heures supplémentaires et des heures manquantes
• Contrats
• Formulaires d'entretien d'évaluation
• Déclarations de maladie ou enregistrement d'une déclaration de maladie
• Le dépôt de notes de frais
• Modification des informations personnelles

De nos jours, ces données sont aussi souvent proposées via une application mobile. Très pratique pour vos employés. Ils ont ainsi toujours accès aux principales données du personnel.

Lorsqu'un logiciel de suivi du temps propose cette fonction, on l'appelle souvent « ESS » (Employee Self Service). Cela signifie que les employés prennent eux-mêmes en charge certaines tâches opérationnelles. Vous déchargez ainsi le service RH d'une grande partie du travail administratif.

Avec notre guide de sélection, vous trouvez facilement, en répondant à quelques questions, le logiciel qui convient à votre entreprise.